Libro de sueldos digital AFIP: todo lo que hay que saber

Novedades Fiscales

A raíz de la implementación de esta herramienta informática surgieron de la práctica una serie de interrogantes que es menester analizarlos para la mejor aplicación de la misma.

Mediante la Resolución Conjunta (AFIP - MTESS) 3669-941/2014 se crea el “Libro de Sueldos Digital AFIP”, con el objeto de otorgar simplicidad y homogeneidad en la confección de las de hojas móviles.

Por su parte la RG (AFIP) 3781/2015, aprobó el sistema informático denominado “Libro de Sueldos Digital” (LSD).

En ese contexto, aparecieron una serie de interrogantes que surgen de la práctica respecto al Libro de Sueldos Digital que comenzó a implementarse en forma paulatina a través de la página de AFIP.

Todo indica que más tarde o más temprano esto será una práctica generalizada, porque ya es una realidad. En consecuencia, el siguiente cuestionario pretender despejar la mayor parte de las dudas, para el diario quehacer profesional.

1| Preguntas y respuestas

¿Es obligatorio el sistema LSD AFIP para todos los empleadores?

Hasta el momento el LSD no es obligatorio para todos los empleadores. En efecto, la AFIP notificará a los empleadores que deberán confeccionar las hojas móviles mediante el citado sistema. Tiene alcance nacional y el objetivo es incorporar a todos los empleadores en forma progresiva.

¿Es el LSD AFIP, el libro del artículo 52 de la Ley de Contrato de Trabajo?.

Hasta el presente el LSD AFIP es una herramienta que funciona a través de la su plataforma. La misma le habilita al empleador la vía de ingreso para la confección y presentación de declaración jurada que genera el formulario 931. La plataforma no rúbrica. No cumple con las formalidades del artículo 52 de la Ley de Contrato de Trabajo.

Recordemos que el libro de sueldos en los términos del artículo 52 de la Ley de Contrato de Trabajo debe estar rubricado por la Autoridad administrativa local en materia de trabajo. Es decir que cada jurisdicción conserva dicha facultad.

Es competencia de cada jurisdicción determinar las formalidades y requerimientos en materia de rúbrica así como el arancel de la misma. A modo de ejemplo, recordemos que en CABA la rúbrica es digital mientras que en la Provincia de Buenos Aires es manual.

Es importante mencionar que la RG (AFIP) 3781/2015 prevé la posibilidad de celebrar convenios entre la Autoridad administrativa local en material laboral con el Organismo Fiscal, con el objeto instrumentar la rúbrica y facilitar la percepción de los aranceles. Celebrado el convenio, la resolución menciona, que el ingreso de dichos aranceles será efectuado por los empleadores mediante la utilización del volante electrónico de pago (VEP).

Hasta el momento, la única jurisdicción que ha suscripto el convenio referido, es la Provincia de Buenos Aires.

Sin perjuicio de ello, hemos tomado conocimiento que las autoridades administrativas locales en materia laboral, mantienen el criterio histórico, solicitando el cumplimiento de las formalidades y requerimiento de rúbrica y la percepción de los aranceles respectivos en forma directa en sus propias delegaciones.

¿Cuáles son los modos o vías de acceso al sistema LSD AFIP?

La normativa prevé tres formas distintas de ingreso al sistema.

Incorporación en forma individual.

Los empleadores serán notificados de su inclusión mediante notificación al domicilio fiscal electrónico.

Incorporación en forma masiva.

A través del dictado de una resolución general por parte de la AFIP, que podrá disponer la incorporación en forma masiva de empleadores de determinadas actividades, sectores y/o jurisdicciones provinciales.

Cabe aclarar que hasta el presente la AFIP no ha publicado ninguna resolución general con incorporaciones masivas.

Incorporación voluntaria.

La RG (AFIP) 4535/2019, habilitó la adhesión voluntaria al sistema LSD, desde el pasado 29 de julio. Dicho organismo informa que el empleador que desee adherirse voluntariamente a este servicio web deberá solicitarlo en la dependencia asignada mediante una multinota F.206, haciendo mención que esta debe ser remitida a la Dirección de Operaciones con Instituciones de la Seguridad Social. Si el Organismo aprueba la solicitud, el interesado recibirá una comunicación en su domicilio fiscal electrónico, indicando el período a partir del cual estará obligado a utilizar el sistema "LSD".

La AFIP informa a través de su página que todos los empleadores son notificados con una antelación mínima de 90 días al período de obligación para realizar pruebas en la nueva aplicación.

¿Si no recibí la notificación por parte de la Administración Federal de Ingresos Públicos, puedo ingresar a la herramienta LSD, AFIP?.

No, no es posible ingresar si el empleador no ha sido incorporado por las vías descriptas.

¿Cuál es la fuente de información para el armado del LSD AFIP?

Para confeccionar las hojas móviles el sistema utilizará la información proveniente de:

a) Las declaraciones juradas determinativas y nominativas de aportes y contribuciones con destino a los distintos subsistemas de la seguridad social, presentadas por los empleadores,

b) el sistema “Simplificación registral”, y

c) el “Sistema Registral”.

Antes de la incorporación del empleador al sistema de LSD, es importante realizar una tarea de saneamiento en cada uno de los sistemas detallados, con el objetivo de evitar errores o inconsistencias en el armado de las futuras liquidaciones a través de la herramienta LSD AFIP.

¿Cuál es el procedimiento que deben realizar los empleadores?.

El procedimiento que deben seguir los empleadores incluidos en el sistema para parametrización inicial es el siguiente [art. 4, RG (AFIP) 3781]:

Declarar en el sistema “Simplificación registral” la jurisdicción que corresponda a la Autoridad administrativa local en materia del trabajo.

Ingresar al servicio “Libro de Sueldos Digital” y configurar los parámetros a partir del menú inicial que posee el sistema, registrando todos los conceptos que se utilicen para la liquidación de los sueldos y jornales, asociando cada uno de ellos con los de la grilla universal predefinida por la AFIP e indicando a qué subsistema de la seguridad social se vincula cada uno.

Esta acción se realizará al utilizar por primera vez el sistema o cuando exista una modificación en los registros por la creación o baja de conceptos en la liquidación de sueldos y jornales.

La configuración de parámetros aludida en el párrafo anterior se podrá realizar en forma manual completando los campos requeridos por el sistema o por importación masiva de datos mediante el envío de un archivo cuyo diseño de registros obra en el micrositio http://www.afip.gob.ar/LibrodeSueldosDigital/ dentro del sitio web institucional.

El procedimiento para la presentación y conformación del Libro de Sueldos Digital en cada período ha sido definido por la misma resolución de la siguiente manera:

Cargar en el sistema los datos para la conformación del “Libro de Sueldos Digital” mediante alguna de las siguientes modalidades:

1. Ingreso manual: completando los campos requeridos por el sistema.

2. Importación de archivos estandarizados vía web, con clave fiscal, una vez finalizado el proceso de cada liquidación de sueldos y jornales, en cuyo caso se utilizará el diseño de registros que obra en el micrositio http://www.afip.gob.ar/LibrodeSueldosDigital/ dentro del sitio web institucional.

Una vez cumplido lo indicado en los incisos precedentes, la información deberá ser transmitida electrónicamente. De resultar aceptada dicha transmisión, el sistema emitirá un archivo estandarizado conteniendo las hojas del libro en borrador, el que será enviado al empleador para su revisión y posterior conformidad.

La conformidad por parte del empleador del contenido del libro a emitir por el sistema se prestará mediante la transferencia electrónica del formulario de declaración jurada F. 8351 “Digesto Resumen Libro de Sueldos Digital” -disponible en formato “pdf”-.

Las hojas del “Libro de Sueldos Digital” se encontrarán disponibles en un archivo del sistema para cumplimentar los requerimientos de la autoridad jurisdiccional en materia del trabajo.

2| Para tener en cuenta

El empleador que resulte obligado a utilizar el sistema LSD AFIP, a partir de su incorporación al mismo, podrá presentar las respectivas declaraciones juradas que genera formulario F. 931, si previamente ha conformado la liquidación del LSD del período involucrado.

Esto significa que no tendrá una vía de ingreso autónoma respecto a la confección y presentación del formulario 931.

Este es uno de los puntos que ha sido cuestionado fuertemente por los profesionales en ciencias económicas, motivando la presentación de tres notas por parte de la FACPCE. En la primera de ellas , se ha mencionado este punto solicitando no subordinar la presentación del formulario 931 al LSD AFIP.

Como alternativa dicho organismo, ha implementado a través de su micrositio una forma sistémica de ampliar el período de prueba por única vez. Esto le permite al empleador desbloquear el ingreso al formulario 931 a través de "Declaración en Línea" para ese periodo y contar con un plazo máximo de 45 días para realizar pruebas en la nueva aplicación.

A partir de la incorporación al sistema de LSD AFIP, el empleador quedará exceptuado de presentar la declaración jurada informativa de conceptos no remunerativos establecida por la resolución general (AFIP) 3279/2012.

Cabe destacar que la excepción del cumplimiento de presentación de la citada declaración jurada informativa, tiene cierta lógica, toda vez que el organismo fiscal, con la utilización de la herramienta LSD, ya tendrá acceso a todos los conceptos que integran el recibo de haberes. Esto es, remunerativos, no remunerativos y descuentos que se expongan o “viajen” para el armado del formulario 931, como aquellos que se detallen únicamente en el recibo (por ejemplo, cuota sindical, embargos judiciales, retenciones del impuesto a las ganancias de cuarta categoría).

(*) Abogada. Consultora de temas laborales

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