26 de abril 2020 - 00:00

Alto desempeño en tiempos de trabajo remoto

"Adaptarse y superar" es la batalla que un equipo tiene que dar en estos tiempos. Por un lado, minimizar el impacto de la pandemia en sus colaboradores y en sus clientes, y por el otro, pensar en cómo adaptar la propia cadena de generación de valor para seguir manteniéndose activos y relevantes

una oportunidad para instalar nuevas capacidades necesarias para crecer o ganar protagonismo.

una oportunidad para instalar nuevas capacidades necesarias para crecer o ganar protagonismo.

Pixabay

El trabajo remoto para muchos es un obstáculo adicional. Líderes y colaboradores necesitamos saber, a la distancia, si estamos consiguiendo o no los resultados que nos propusimos, si progresamos o nos estamos estancando, si estamos teniendo éxito o no. La pandemia interrumpió nuestra práctica laboral habitual pero también abrió una oportunidad para instalar nuevas capacidades necesarias para crecer o ganar protagonismo.

¿Cuáles son las buenas prácticas que permiten mantener el alto desempeño en los equipos ahora remotos? ¿Qué herramientas de gestión puede utilizar un líder para mejorar la efectividad y productividad de su equipo? Antes de enumerar sugerencias prácticas, considero que dos tareas propias de la alta dirección deberían ser prioritarias: la definición de los objetivos y la planificación. Son dos puntos que, dados los cambios que enfrentamos, se vuelven indispensables. Sí, la cuarentena es una excelente oportunidad para chequear que realmente todos los miembros de un equipo están alineados y persiguiendo los resultados deseados.

Respecto a la definición, el líder debe invertir un buen tiempo en definir claramente qué desea conseguir con su equipo. Los objetivos deben ser simples y fáciles de entender para todos. Cualquier colaborador de nuestros equipos tiene que poder decir, desde su casa, cuáles son los objetivos por los que está trabajando. ¿Cómo vamos a ganar si no hay una definición unívoca de lo que eso significa? Sin esa definición no es posible el alto desempeño.

Conviene preguntarnos, también, si este no es un momento apropiado para trabajar con ciclos más cortos de evaluación de resultados. Frente a la incertidumbre, el riesgo se acota con la revisión frecuente y el feedback temprano.

Respecto a la planificación, la clave del éxito es la preparación para el éxito. La mayoría de los problemas de ejecución son, en el fondo, problemas de planificación de la ejecución. No planificamos lo suficiente. ¿Qué resultados tengo que conseguir esta semana? ¿Cuáles son los temas importantes? Cuando llegue la última hora del viernes, ¿qué cosas voy a tener que haber conseguido para poder decir que la semana fue un éxito? La semana marca el campo de juego en el que se va a poner en juego mi satisfacción por el éxito alcanzado o la frustración de sentir que la semana me pasó por arriba. La realidad siempre tendrá la última palabra -que situaciones como la actual nos ayudan a experimentarlo más que nunca-, pero que la realidad nos encuentre con un plan en la mano; y cuando la realidad cambie, planificaremos de vuelta.

A nivel práctico, estas recomendaciones tanto para líderes como para sus colaboradores son importantes para mejorar la productividad del equipo sin favorecer el estrés:

  1. Hacer una reunión diaria corta de status. Tomarse 15/20 minutos en equipo para conversar y dar visibilidad de qué está haciendo cada uno.
  2. Agendar llamados y videoconferencias únicamente si es necesario. La mayoría de las cuestiones se pueden resolver asincrónicamente. La sincronicidad es costosa.
  3. No agendar ni aceptar reuniones sin temario. Si es necesario agendar una reunión, el organizador debe detallar por anticipado el temario que se va a cubrir, dándole la posibilidad a los participantes de preparar todo el material necesario con anticipación.
  4. Terminar las reuniones en horario. Quien la organiza debe ser el custodio de su duración. Si falta tiempo, la reunión deberá continuarse en otro momento, por respeto a la planificación de los participantes.
  5. Bloquear tiempo de agenda para trabajo sin distracciones. Al momento de planificar nuestra semana, bloqueemos los tiempos que debemos dedicar a los temas importantes para que no se muestren como disponibles. Es muy recomendable desactivar notificaciones durante ese período para trabajar sin distracciones.
  6. No interactuar fuera del horario laboral. Usar envíos programados de email para respetar el tiempo de los demás.
  7. Acortar los ciclos de aprendizaje. Revisar frecuentemente con el equipo cuáles son las oportunidades de mejora, buenas y malas prácticas. En tiempos inciertos, iterar se vuelve un imperativo.
  8. Estar más disponible para el equipo. Reservarse tiempos específicos para conversar con quienes trabajan con nosotros, al menos una vez por semana. El trabajo remoto continuo puede ser un elemento desestabilizador en el hogar, o incluso uno puede tener una persona cercana afectada por el virus. Es bueno acompañar.

Como comentario adicional, este período puede ser, también, una oportunidad para demostrarles a nuestros colaboradores que confiamos en que se van a poder desempeñar como esperamos, dándoles las herramientas y guías necesarias, sin necesidad de caer en el micromanagement.

Profesor del ITBA y CTO de Avantrip.com.

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