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Papel cero, un camino de ida

• TECNO
Desde la invención de la máquina de escribir, el papel ha sido un actor clave en las organizaciones. Tomar la decisión de eliminarlo obedece a la necesidad y a los beneficios que ofrecen una empresa automatizada, lo cual se traduce en productividad, eficiencia y ahorro.

Corría el año 1978 cuando el experto en información Frederick Wilfrid instaló el concepto de una "oficina sin papel". Parece mentira que cuarenta años después, y en pleno proceso de la cuarta Revolución Industrial, este concepto no termina de instalarse definitivamente como tema prioritario en la agenda de las empresas.

"Establecer como política papel 0 en una organización contribuye enormemente al uso y manejo de archivos exclusivamente digitales. La digitalización mejora la eficiencia de los procesos de gestión de documentos corporativos y facilita el acceso a la información a todos los empleados, teniendo la posibilidad de tener un mayor control y resguardo de la información confidencial, que si fuera en papel físico", sostiene Aníbal Carmona, presidente de la Cámara de la Industria Argentina del Software (CESSI).

"Por otra parte, e nivel mundial, las oficinas utilizan 115 mil millones de hojas anuales, por lo que la creación de una oficina paperless también es un paso sumamente importante para la reducción del impacto ambiental y de las actividades propias de cada empleado en la organización", agrega

"El dejar de utilizar papel es una modalidad de la que no podemos escapar. Hoy es una realidad en diferentes ámbitos, y el laboral también se subió a la ola. Ya en la vida privada se utiliza menor cantidad de papel en la comunicación: casi no se escriben cartas entre amigos (se utilizan mensajes privados por redes, o WhatsApp o e-mails o Skype o FaceTime), no se dejan mensajitos entre los miembros de una familia (se mandan WhatsApp), con seguros o empresas de medicina prepaga también está en desuso el papel (se mandan e-mails, principalmente), entramos al cine con un código QR, presentamos la cobertura del seguro del auto en la pantalla del celular. Y podemos hablar de muchos ejemplos más", detalla Sara Mendoza Figueroa, gerente de Marketing de Raet para Latinoamérica.

LAS VENTAJAS

"A nivel de las organizaciones, existe la intención de eliminar el papel. Y esto es un viaje de ida. La ventaja es el ahorro de dinero en papel, sobres, tintas, impresoras, servicio técnico de ese equipamiento, de espacios de archivo o ubicar el stock de insumos relacionados con la impresión de documentos y de distribución (Courier, envíos en general). Mayor agilidad en las comunicaciones: recibos de sueldo que llegan en tiempo y forma, consultas que se realizan y se responden más rápidamente, permisos que se solicitan y se aprueban velozmente, licencias que se piden y se autorizan ágilmente, actualización de datos de colaboradores de la organización, etc. Disponibilidad de los documentos en cualquier momento y desde cualquier lugar. Mayor espacio para destinarlo a otras actividades", describe Mendoza Figueroa.

Para Marina Lucía Mero, responsable de MarCom y RSE de Pointer Argentina "El proceso comienza con un cambio de mindset desde la dirección de la compañía, que algunas veces puede ser verticalista, pero otras se pueden dar de una forma inversa, con el empuje desde ciertas áreas hacia el resto de los sectores hasta escalar a la dirección. Luego es indispensable planificar la comunicación -constante y eficiente- de todos los programas, y muy importante promover el cambio no desde la obligatoriedad, porque eso genera rechazo, sino desde la concientización de las personas, comunicando que lo que hacen en su día a día genera un impacto directo en el medioambiente y en la comunidad".

MECANISMOS DE REACCIÓN

Las empresas coinciden en que, dentro del proceso, es recomendable incorporar mecanismos de reacción ante la frustración. "Este cambio no es superficial ni frívolo, se trata de modificaciones en las costumbres más arraigadas de las personas y de las dinámicas empresariales, y ese es un desafío muy complejo para las personas que llevan adelante las áreas de Responsabilidad Social y Sustentabilidad", considera Mero.

En la misma sintonía está Alejandro Lugones, jefe de Certificaciones de Telefónica, compañía que ha transformado a digital más del 85 % de sus operaciones comerciales. "Entendemos que el concepto de papel cero va más allá de la digitalización y gestión de documentos. Pensar en digital implica un cambio cultural sobre maneras de hacer que tenemos muy arraigadas, que son históricas, tanto para los empleados como para los clientes. No se trata solo de gestionar la digitalización de la documentación, sino de cambios conceptuales en los procesos que consisten en gestionar online y simplificar la operatoria para todos, tanto para el cliente interno como externo".

NUEVAS GENERACIONES

Actualmente, las empresas cuentan con nuevas generaciones, todos familiarizados con la tecnología en el quehacer diario. Desde los millennials (generación Y) hasta la generación Z (nativos digitales), ellos no conciben el mundo si no es a través de sus dispositivos inteligentes, que los conectan con amigos, familia, proveedores y, desde luego, trabajo.

"Estas generaciones exigen al empleador, a la organización, contar con alta tecnología para trabajar, para coordinar equipos con gente que puede estar en diferentes países y hasta continentes. Ya estamos viviendo ese cambio. Hoy en día nadie imprime una presentación de 80 slides; la guarda en su notebook o en la nube (Prezi, Google Drive y tantas otras alternativas) y al momento de mostrarla, la activa y la comparte con su auditorio", considera Mendoza Figueroa.

DEL DICHO AL HECHO

Desde el discurso, el sector público-privado coincide. Pero en los hechos, la predicción de que la digitalización acabaría con el uso del papel está lejos de cumplirse. Es más, según datos actuales, el consumo de papel no deja de crecer año a año en casi todo el mundo, en tiempos en donde el uso masivo del correo electrónico, ebooks, redes sociales o almacenamiento de información en la nube es moneda corriente.

Así, el uso de papel se sigue imponiendo a los dispositivos electrónicos, incluso en los entornos más digitalizados, como el empresarial, donde la impresión de documentos continúa siendo una herramienta indispensable. Los especialistas coinciden en que adoptar una cultura corporativa de "papel cero" es un proceso progresivo y continuo que no puede hacerse de la noche a la mañana.

"Las organizaciones creen que convertir un espacio de trabajo en una oficina digital es un proceso lento y costoso, implicando una gran inversión. Sin embargo, con una buena planificación inicial se logra con mayor facilidad la migración a una nueva manera de hacer las cosas, más eficiente y de manera más práctica", sostiene Carmona. "Otra de las razones que frena a las empresas son las cuestiones que tienen que ver con la seguridad de la información, ya que se cree que la documentación en papel brinda un mayor resguardo de los datos a diferencia de los digitalizados, sobre todo cuando se piensa en el riesgo de extravío o robo de los mismos", agrega Carmona, quien considera que "debería ser una prioridad para empresas de todos los ámbitos, ya que aprovechar todo el potencial de la tecnología para que los procesos sean cada vez más rápidos y eficientes, es parte de la cuarta revolución industrial que estamos viviendo".

Lugones admite que "la sensación de trabajar sin papel suele despertar temor, sobre todo, por la posible pérdida de documentación respaldatoria o gestiones realizadas. Trabajar en esta línea implicó que durante gran parte del proceso de cambio nos encontrábamos con canales que operaban simultáneamente con papel y en forma digital, lo cual nos llevó a profundizar las acciones de comunicación y concientización", puntualiza. "Como en cualquier cambio siempre es bueno contextualizar, explicar el por qué y para qué hacemos las cosas, sobre todo para mitigar las resistencias", explica.

Otra pata negativa es la falta de legislación. "Esta es la parte más lenta. Por ejemplo, el recibo digital se estuvo implementando de a poco en las organizaciones. Ya cuenta con legislación que lo respalda", opina Mendoza Figueroa. "Los legisladores tienen que comprender que la transformación digital es un hecho. Y se debe legislar para ordenar y respaldar esas nuevas formas de relacionarse, incluso para determinar cuestiones delictivas en todo lo referente al ámbito digital, virtual", opina y cierra: "El mundo es digital. Nuestra sociedad tiene que actualizarse".

EL "PAPEL" DEL ESTADO

El Estado también se sube a la ola. El Ministerio de Producción ya cuenta con más del 90% de sus trámites digitalizados. "El objetivo de simplificar los trámites es facilitar la inversión, la creación de empleo. Hoy se trabaja para eliminar o simplificar normativas obsoletas que ponen trabas al crecimiento de las empresas", dice Pedro Inchauspe, a cargo de ese organismo. De esta manera, trámites que demoraban hasta 8 meses pueden hacerse de manera instantánea y online. Hoy las empresas que tramitan con el Ministerio de Producción se ahorran 4.000.000 de hojas de papel en trámites. "EL equivalente en toneladas de papel encontrado en el Ministerio cuando llegamos era de 550 tn (19 camiones)", recuerda Inchauspe, quien aclara que el objetivo de digitalizar los procesos "es generar ahorros para las empresas por aproximadamente $100.000 millones (1% del PBI), en 2 años. Hoy en los trámites del Ministerio de Producción que digitalizamos y simplificamos radicalmente (reduciendo tiempos y requisitos) las empresas ya se ahorran más de $1.070.000.000 de costos de papel, viáticos, certificaciones, gestores, entre otros" concluye el funcionario.

En el ámbito municipal, la ciudad de Pergamino fue pionera en implementar la Gestión Documental Electrónica (GDE), un modelo replicado hoy en varias comunas del país. "En plena revolución 4.0 no puede ser que el ciudadano siga siendo un rehén de la burocracia. Hay que simplificarle la vida. El vecino tiene que dejar de ser su propio gestor", dispara Ignacio Ferreyra, director de Gobierno Digital del Partido de Pergamino. "Vamos por un buen camino. Actualmente el 100% de lo vinculado a Recursos Humanos está digitalizado, así como cerca del 70% de los trámites que se gestionan en la municipalidad. Son cerca de 1.800 expedientes electrónicos caratulados, que se traducen en cerca de 70 mil fojas", expresa Ferreyra, quien coincide con el resto de los consultados al señalar que "los principales beneficios de la eliminación del papel son: el fin de la burocracia, menores costos, más eficiencia y optimización de los tiempos"

Hace un tiempo, el Gobierno sacó un decreto que le permite a las empresas dejar de enviar boletas y resúmenes en papel a los consumidores. La medida generó polémica, por considerarse que se está vulnerando el derecho a la libertad de elección y el de trato digno y equitativo. Al respecto, Fernando Blanco Muiño, director nacional de Defensa del Consumidor, aclaró que "en el caso de la despapelización, ese sector no queda desprotegido porque puede pedirle al proveedor que siga remitiendo en papel". De acuerdo a estadísticas de esa cartera, el acceso a la Ventanilla Única de Reclamos, el 70% ya se hace a través de un smartphone y el 80% de los reclamantes tienen entre 25 y 55 años, "lo que significa que hay un sector muy grande de la sociedad que está tecnologizada", asegura Blanco Muiño y continúa: "No tenemos vocación de desatender a quienes no lo están, sino acompañarlo con las herramientas que corresponden".

El reconocido economista alemán Klaus Schwab, autor del libro "La cuarta revolución industrial", alertó: "Estamos al borde de una revolución tecnológica que modificará fundamentalmente la forma en que vivimos, trabajamos y nos relacionamos. El cambio afectará el mercado del empleo y el futuro del trabajo. La predicción del fundador de Foro Económico Mundial parece convertirse lentamente en una realidad, en un viaje de ida, aunque todavía hay un camino que recorrer.

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