Cómo automatizar la gestión de una pyme sin fracasar en el intento

Opiniones

Los negocios la gestión también se puede y se debe automatizar. Te contamos por qué deberías hacerlo y cómo no morir en el intento.

Poder hacer más con menos, hacerlo de forma masiva y mejor. Esto es lo que nos permite la automatización desde siempre. En tu negocio, la gestión también se puede y se debe automatizar. Te contamos por qué deberías hacerlo y cómo no morir en el intento.

Aclaremos primero que significa automatizar. Podemos decir que ocurre cuando hay una tecnología, aplicada por personas a través de procesos y que representan una oportunidad para generar valor.

Gracias a la masividad de internet hoy es posible conectarnos desde cualquier dispositivo y generar nuestras operaciones como ventas, compras, cobros, pagos y que impacten directamente en los registros para obtener reportes al instante, o gestionar un proyecto con nuestro equipo de trabajo exclusivamente desde la distancia.

Eliminar las tareas rutinarias para ofrecer resultados de mayor valor es sin dudas el motivo por el que debemos apostar a las soluciones de gestión actuales y así automatizar nuestros procesos.

Algunas herramientas para la automatización de gestión de tu pyme

Cuando hablamos de automatización no tenemos que pensar en grandes fábricas o empresas que utilizan sistemas costosos y sofisticados. No importa el tamaño de tu negocio, existe en el mercado una amplia oferta de herramientas de gestión intuitivas, fáciles de usar, al alcance de todos, que incluyen versiones pagas pero con costos accesibles como Xubio. Te permiten llevar tu negocio a otro nivel automatizando gran parte de la gestión y dejando atrás esas viejas planillas de Excel donde registrabas cada operación manualmente.

Si hablamos de gestión de proyectos, también han surgido en los últimos tiempos interesantes propuestas como: Trello, que a través de la creación de tarjetas permite gestionar, supervisar y compartir tareas, o soluciones que facilitan la comunicación y organización empresarial como Beezy, Yammer, Slack.

4 claves para automatizar la gestión de tu pyme con éxito

Veamos cuáles son los puntos que consideramos importantes a la hora de llevar a cabo el proceso de automatización de gestión en tu negocio:

  • Elegir una solución de gestión para generar tus operaciones

Excel es una herramienta fantástica a la hora de cargar datos, customizar sus variables, crear reportes a nuestra medida. Pero seamos sinceros, traspasar mal un número, un error en una fórmula que apenas detectemos o un volumen grande de operaciones, puede hacer estragos en desdibujar nuestros resultados. Por ello nada mejor que un sistema que centralice y desde donde se generen todas las operaciones y que nos permita luego obtener todos los reportes que necesitamos. Una vez que obtenemos información completa y consistente, ahí si podremos generar todas las planillas de cálculo que queramos.

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Al momento de elegir una solución es muy importante conocer qué necesidades tiene tu negocio. Estos son algunos de los puntos que podrías evaluar si el sistema te ofrece:

  • Facturar online directamente desde la herramienta y desde allí enviar el comprobante a tus clientes
  • Actualización automática de cuentas corrientes de clientes y proveedores
  • Actualización automática de reportes
  • Gestionar el nivel de Inventario
  • Integración con plataformas como MercadoLibre, TiendaNube, Mercado Pago, o una API para integrar con otros sistemas
  • Conciliaciones bancarias automáticas
  • Generar reportes de gestión útiles para la toma de decisiones
  • Generar reportes para las presentaciones impositivas
  • Cálculo automático de retenciones impositivas
  • Generar operaciones en distintas monedas
  • Posibilidad de generar distintos usuarios para el acceso.

La mayoría de las propuestas ofrecen períodos de pruebas o demos para que puedas conocerlas y ver si se adapta a lo que necesitas.

  • Planificar y gestionar la implementación

La planificación nos desafía a organizarnos, plantear prioridades y tiempos alcanzables. También implica definir con qué recursos contamos, así como quienes serán los encargados de llevar a cabo el proceso de implementación.

Si te animas a dar un paso más y tu equipo de trabajo es amplio, puedes pensar en Redes Sociales Corporativas, aplicaciones de gamificación o tableros digitales, que son herramientas pensadas para crear una gestión del cambio ágil. Allí a diferencia de las metodologías tradicionales donde cada sector reporta a su superior jerárquico, todos los involucrados pueden comunicar el progreso de forma transparente y a toda la organización.

  • Capacitar a todas las áreas y contagiarlas de la necesidad de cambio

Lo nuevo puede generar resistencia, desconfianza, por eso es clave que quienes deben ejecutar el cambio entiendan el por qué lo hacen y la importancia del mismo. El compromiso que todos asuman marcará la diferencia en el aprovechamiento real al máximo de las nuevas herramientas.

  • Controlar los resultados

El control nos permite ver los resultados reales y detectar desvíos. Es la única forma de aprender de los errores y mejorar.

La automatización de tu gestión es posible y representa una gran ventaja en tiempo, resultados y costos. No olvides que no son los más fuertes los que sobreviven, si no los que mejor se adaptan. Por eso estar al día con las herramientas actuales y aprovecharlas al máximo gracias a una buena planificación, implementación y control, marcarán la diferencia.

CO-Founder de xubio.

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