Despapelización, una deuda pendiente

Ambito BIZ

El camino hacia la transformación digital ya está siendo transitado por todos nosotros. Automatización de procesos, Big Data, Internet de las Cosas y Robótica son conceptos utilizados en la actualidad para definir el éxito de la transformación digital. Y aunque es un hecho que la transformación es de suma importancia para la eficiencia de los procesos, existen otros factores que abren la hoja de ruta a un correcto desarrollo de estos elementos. Se trata de factores o puntos de partida imprescindibles que empiezan con una estrategia específica para lograr la conversión de todos los procesos a este nuevo paradigma. El primer factor es el ahorro exponencial sobre el hecho de dejar de usar papel. El segundo, y más importante desde mi óptica, la preservación del medioambiente.

La propuesta es hacer simple lo complejo. Disponibilizar información crítica y gestionar apropiadamente el flujo documental y de trabajo para hacer más eficiente lo que hasta hoy pensábamos que así funcionaba bien.

Según estudios realizados recientemente, el 65% de las organizaciones, tanto públicas como privadas, siguen utilizando información basada en papel en la mayoría de sus procesos. Esto incluye administración de contratos/compras, procesamiento de facturas, proceso de ingreso del personal, recibos de sueldo, la gestión interna de sus talentos con evaluación de desempeño y demás procesos.

En esa línea, lo relevante es determinar cómo y dónde se utiliza el papel en la actualidad e identificar lo que su empresa u organización podría cambiar. Esa primera fase es básica y da paso al cambio de conducta que se debe experimentar.

Sustituir funciones y procesos claves en papel por equivalentes digitales será el cambio de paradigma que todos deberemos repensar. Recursos Humanos, Finanzas, Contabilidad, Legales, Marketing y Logística entre otras áreas, deberán definir qué procesos quieren despapelizar para avanzar hacia el objetivo de llevarlos a una nueva dimensión.

Por ejemplo, en lugar de realizar firmas manuscritas en ambos extremos de un recibo de sueldo en papel (firma empleador y empleado), la organización puede decidir usar un software que aplique firma digital para que, con solo un clic, el empleador y empleado, firmen con validez legal el recibo de sueldo digital.

Les propongo un ejercicio sobre el factor de ahorro en el recibo de sueldo en papel.

Comencemos a sumar; valor de la impresora, valor del mantenimiento, insumos, horas hombre para imprimir, compilar, distribuir, recolectar y luego archivar. Costos de envíos postales, distribución por moto. Costos por tercerizar el archivo de la documentación. ¿Seguimos sumando items? En conclusión, se estima que el valor por digitalizar este proceso es al menos de un 70% menos que el proceso en papel. ¿No les parece un argumento estupendo?

Hice referencia dos factores en mi introducción, el primero fue el ahorro. Ya lo analizamos. Veamos ahora el segundo y mas importante. La preservación del medioambiente.

¿Sabía usted que para hacer un promedio de 12.000 hojas de papel se necesita, la celulosa de un solo árbol en promedio y según investigaciones realizadas, se requieren de 15 árboles para fabricar una tonelada de papel? 15 árboles representan alrededor de 200 resmas.

Los árboles producen oxígeno y absorben durante la fotosíntesis el dióxido de carbono. Quizás, la principal característica que hace que el árbol sea igual a vida. Una hectárea de árboles produce oxígeno suficiente para 40 personas.

Además del árbol, para hacer papel se necesita agua. Le doy algunos ejemplos del uso que le damos al agua. Una afeitada de cinco minutos podemos perder hasta 60 litros de agua. Un cepillado de dientes 20 litros. Para estas dos acciones, en el momento de estar sobre nuestro rostro por favor, DEJEMOS LA CANILLA CERRADA. Llenar la bañera de agua supone un gasto de 150 a 250 litros de agua, mientras que en una ducha consumimos de 50 a 100 litros promedio. El agua es un recurso escaso y debemos ser consciente de ello.

Es necesario comunicar, acompañar, educar y establecer metas para modificar el comportamiento cultural de esta generación y de las que vienen. Piensen que, para muchos, la transacción de información con papel es lo único método que se conoce. ¡Vaya si hablamos de un cambio radical de paradigma!

Utilicemos la tecnología bien aplica. Busque asesoramiento con los expertos. ¡Es el momento de pensar en digital! ¡Comuníqueselo a todos!

(*) Gerente de Nucleus.

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