Cómo profesionalizar y lograr autonomía en el personal de las PyMEs

El negocio va creciendo y el empleado cada vez trabaja más horas, adquiere una capacidad de resolver problemas en segundos y de realizar muchas tareas a la vez. El detalle.

Una de las problemáticas más comunes de las empresas PyME es la capacidad de desarrollar equipos autónomos que conserven la eficacia y cultura de sus fundadores.

Un empresario primero es un emprendedor que en base a tomar riesgo, planificar y “prueba y error” aprendió a jugar las cartas para ganar mercado y ser rentable, detalla Alejandro Oliverio, socio de la Consultora BPS especialista en profesionalización de PyMEs.

La experiencia va forjando su carácter y va estructurando cada proceso de la empresa en su mente, en un nivel de detalle que está escrito con tinta indeleble en sus acciones y decisiones diarias.

El negocio va creciendo y cada vez trabaja más horas, adquiere una capacidad de resolver problemas en segundos y de realizar muchas tareas a la vez. En un momento determinado, que podemos denominarlo “punto de inflexión para el crecimiento”, el tiempo no le alcanza y empiezan a aparecer los problemas evitables, los que se solucionarían con mayor cantidad de recursos.

Convencido el fundador contrata nuevo personal con la expectativa de que rápidamente entiendan el negocio y decidan igual que él. Pero eso, muchas veces no sucede, ya que no delega correctamente y se encuentra con problemas y desconfianza. Como consecuencia de este sentimiento lo que habitualmente hace es aumentar sus controles sobre las tareas del personal, requiriendo un tiempo que no dispone.

Muchas veces incluso, como los empleados saben que el fundador revisará sus tareas no las realizan con la autonomía suficiente o incluso las ejecutan recién cuando reciben una orden o un visto bueno previo.

Esta situación implica una restricción, basada en la dependencia operativa del empresario para que la empresa avance en forma autónoma y crezca con escala. Por otro lado, para los empleados no se producen oportunidades de desarrollo y crecimiento, generando aburrimiento y rotación de los más capacitados.

El “ojo del amo” entonces, no “engorda el ganado”, ya que la empresa limita su crecimiento al tiempo de dedicación y presencia física del fundador.

Una empresa PyME comienza a escalar cuando genera autonomía en su personal profesionalizando su estructura.

El proceso de profesionalización (desde la óptica de nuestra consultora) tiene 4 componentes importantes en secuencia que responden a “qué, dónde, cómo, quién y con qué”:

• Qué y hacia dónde: Definir y consensuar una estrategia para toda la organización. Las personas deben saber hacia dónde se dirige la empresa y con qué valores, diferencial, misión y objetivos.
• Quién: Construir un organigrama con funciones claras y un plan de capacitación para el desarrollo de competencias requeridas para cada posición. La estrategia es ejecutada por personas que llevarán adelante los objetivos definidos en el paso anterior.
• Cómo: Armar métodos estandarizados para hacer las cosas, procesos eficientes. El personal debe tener una guía consensuada para realizar las actividades que le fueron asignadas en el organigrama, procedimientos claros.
• Con qué: Implementar herramientas para poder llevar adelante los procesos definidos en el punto anterior. La estructura física y la tecnología son claves para poder gestionar en forma eficiente.

En una etapa previa a la profesionalización, los empresarios fundadores concentran varios de los puntos anteriores en su memoria, en su cabeza. Al no poder estructurar estos pasos en su empresa se produce la dependencia que hablamos en los párrafos anteriores y comienzan a controlar todo lo que pueden, construyendo su propio “techo”.

Para que la operación diaria de la empresa tome escala, no necesariamente, el “ojo del amo, engorda el ganado”. Esta frase tendría mayor sentido si el “ojo del amo” estuviera puesto en la estructuración profesional de su empresa, es decir si pudiera:

• Comunicar y estructurar esa estrategia para que su personal la tome como propia y cada persona se lleve un poquito de ella para hacer.
• Definir un organigrama claro, que cada uno sepa cuál es su responsabilidad y se genere autonomía basada en resultados.
• Decodificar su aprendizaje y experiencia en métodos escritos que puedan compartirse con las personas que ejecutan cada proceso.
• Invertir en capacitación, tecnología e infraestructura para darle a su personal las herramientas para poder llevar a cabo los procesos mencionados.

De esta manera entonces creemos que SI, el “ojo del amo, engorda el ganado”, si el empresario sale de la operación diaria para entrar en el desarrollo estratégico de su empresa.