Los múltiples beneficios de la despapelización

En la actualidad, el papel se ha transformado en un elemento super costoso.

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Definición de despapelización: concepto que complementa la digitalización de contenido, permitiendo desprenderse del papel tradicional.

En la actualidad, el papel se ha transformado en un elemento super costoso. Pensemos en el costo de la resma, almacenamiento, modo de circulación (logística de entrega), impresoras, insumos, etc.

Pero, además y desde mi punto de vista lo más importante, la preservación del medio ambiente, menos hojas más árboles, más árboles igual aire puro. Por ello, por costos y nuestro planeta (nuestro hogar), es necesario evaluar nuevas alternativas que sustituyan al papel en esta tarea. De aquí es de donde surge el concepto de “despapelización”.

Ahora bien, el reemplazo del papel por el soporte digital para la gestión de documentación en el área de RRHH, requiere el uso de tecnologías de la información tales como la firma digital para otorgar validez legal a aquellos documentos con firma manuscrita que son reemplazados por el soporte digital. Ejemplo, contrato de trabajo, recibo de sueldo, etc.

La firma digital no solo aplica como herramienta informática. Su aplicación constituye una transformación integral en el modo de trabajar en RRHH, un cambio radical de paradigma tanto para el profesional del área como para cada colaborador de la empresa. Piensen que desde que tenemos uso de razón, nuestra firma es de puño y letra. Además, hasta no hace mucho, los sistemas informáticos debían conservar la mayoría de los documentos en papel porque sólo de esta forma se aseguraba su efecto legal y probatorio, característica que hasta no hace mucho no brindaba el documento digital.

La posibilidad de contar con un sistema informático verdaderamente autónomo, con plena validez legal, facilita el camino para un desarrollo creativo, más eficiente y económico que el actual. No se trata de una nueva tecnología para hacer lo mismo sino para generar formas diferentes de organización en el ámbito de la gestión del área de RRHH. En otras palabras, la firma digital implica repensar el modo en el que se desarrollan las tareas enfocándose hacia procedimientos mucho más dinámicos y eficientes.

Tanto el documento electrónico como la firma digital, ambos regulados jurídicamente, se configuran como elementos de importancia vital en este nuevo formato de despapelización. La tecnología ha hecho posible que no exista duda respecto de la autenticidad e integridad de un documento electrónico (requeridos por la ley 25.506) y nuestra legislación se ha encargado de eliminar sus asimetrías con las tecnologías abordadas al conferirles plena eficacia jurídica, otorgando, por ejemplo, a la firma digital la misma eficacia jurídica que se le da a la firma manuscrita.

Es conocidos por todos que el volumen de papel que maneja RRHH ha venido creciendo exponencialmente en el último tiempo. El área tiene cada vez más importancia dentro de la organización y cada proceso que toma es casi seguro que conlleve documentación en papel. Por este motivo y otros es que urge adoptar medidas eficaces para el tratamiento del papel no solo desde el punto de vista tecnológico sino también cultural. Es en esta situación donde la utilización de documentos digitales y firma digital aparecen como respuesta positiva a la despapelización de nuestros procesos en papel.

(*) Gerente de Bayton Tecnología