Secretarias virtuales: las todo terreno

La capacidad para optimizar tiempos y costos puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso. En el abanico de estrategias para lograrlo, una de ellas es el servicio de asistentes virtuales, el cual ha evolucionado en la Argentina y el mundo de la mano de la tecnología. En nuestro país, esta modalidad desembarcó a mediados de los 90, luego del desarrollo que tuvo en Estados Unidos, Canadá y Australia.

Datos de diciembre 2013. Fuente: Mercer

Una asistente virtual lleva a cabo las tareas propias de una secretaria tradicional, pero incorpora además aspectos vinculados a la gestión empresarial. Se trata de una alternativa para aquellos que no requieran la presencia física en la atención a sus clientes, pero necesiten delegar cuestiones administrativas que le insumen demasiado tiempo. Cabe señalar que pueden llega a manejar más de una cuenta, algo que tendrá que evaluar quien decida contratarla.

Al ser un servicio, no es en relación de dependencia -aunque también puede serlo en caso de que se requiera exclusividad-; se debe tener en cuenta que estas asistentes presupuestan a cada cliente por la tarea que van a realizar, que depende de su complejidad, las horas de trabajo y la duración del proyecto. Como contrapartida, quienes las contratan ahorrarán los costos que implica equipar ese espacio de trabajo y estarán exentos del pago de cuestiones como cargas sociales, aguinaldo, vacaciones, ART, etc.

Las asistentes se desempeñan con todo tipo de empresas: desde personas que por diversos motivos no tienen un lugar fijo de trabajo y necesitan una profesional que se ocupe de sus cuestiones administrativas hasta empresas, incluso grandes y multinacionales, que optan por contratarlas para cuestiones específicas.

"La industria de la asistencia virtual implica acompañar a clientes en todo tipo de proyectos desde el planeamiento estratégico, tareas administrativas esenciales, marketing, social media, transcripciones, organización de eventos, logística de viajes ejecutivos, traducciones públicas, entre otras cuestiones", explica Marcela Frugoni, quien dirige Bureau Red, y es pionera de esta modalidad en el mundo de habla hispana.

Desde 2002, Bureau Red ha capacitado y certificado a más de 400 asistentes virtuales en casi 20 países. "Lo importante es tener en cuenta que una virtual assistant conoce de empresas, tiene la experiencia de haber colaborado durante su trabajo tradicional junto a sus jefes y hoy se perfecciona para acompañar a sus clientes frente a nuevos desafíos dado que ella misma pudo formar su propia empresa", señala Frugoni. "Esto implica conocer de ética, de compromiso, de gestión, toma de decisiones, y brinda un valor agregado a la compañía", agrega.

Las asistentes formadas por Bureau Red se rigen bajo un estricto acuerdo de confidencialidad, el cual les permite que ante una dificultad consulten a sus pares para que las ayuden desde su experiencia a resolverla. Además, a través de salas de conferencia on line mantienen una capacitación continua que incluso puede adaptarse a las necesidades específicas de cada cliente.

Dentro de este rubro, también se destacan servicios como los que prestan empresas como Regus, que en su cartera de productos ofrece además de oficinas la atención de secretarias virtuales. Esta multinacional posee actualmente en la Argentina cinco centros distribuidos en Capital y Gran Buenos Aires -y próximamente abrirá otro en Vicente López- en los que trabaja un staff de 20 representantes de atención al cliente que manejan un promedio de 80 clientes por edificio.

Estas empresas brindan como alternativa la posibilidad de contratar el sistema de secretarias virtuales que se encargan de recibir llamadas con atención personalizada, recepcionar y derivar correspondencia, y el manejo de la agenda de reuniones. "Muchas personas lo único que necesitan es eso, no una oficina; entonces ahí está nuestro staff de secretarias", cuenta Bernardo Fernandini, director de la compañía para la Argentina, Paraguay y Uruguay.

Los usuarios de este servicio cuentan con un número telefónico que será respondido por las secretarias con un speech personalizado, y que además derivarán los llamados de acuerdo con las especificaciones que detalle el cliente. "Sabemos que un llamado que se pierde es un posible negocio que se pierde", argumenta Fernandini.

Un prestador similar es Tusecretariaonline.com, empresa fundada a principios de 2010, que ofrece atención telefónica para sus clientes en el país y el extranjero, principalmente orientado a profesionales, entrepreneurs y pymes. El plan más costoso que ofrece ronda los $ 3.600, una cifra sustancialmente inferior a la de contratar una secretaria tradicional.

"Los beneficios son múltiples: siempre dispondrá de alguien que atienda sus llamadas; tendrá una asistente personal a un costo muy bajo; no deberá acarrear con las obligaciones de todo empleador ya que estará tercerizando este servicio; dispondrá de una línea telefónica exclusiva con grabación personalizada de su mensaje de bienvenida; nuestro cliente posee un portal propio donde se encontrará informado de toda la actividad de su organización; su imagen profesional se verá acrecentada y esto le permitirá ser más competitivo", sostienen en la compañía.

Mirna Bajraj, una asistente con más de 20 años de experiencia en compañías nacionales y extranjeras, cuenta cómo es trabajar en esta actividad a distancia. "Muchas veces no hay necesidad de tener una empleada con una carga horaria de una jornada laboral completa, entonces puede contratarse sólo para el trabajo que se necesita", afirma. Y destaca que de esta forma empresas pequeñas pueden sumar como un plus a su actividad la experiencia de una secretaria ejecutiva de grandes corporaciones.

Por su parte, Analía Skerk, otra secretaria virtual certificada, señala que este tipo de trabajo "es un desafío que no es para cualquiera" debido a la "libertad de acción" que conlleva a diferencia de las empleadas tradicionales. Pero resalta que para las empresas es una alternativa "que conviene económicamente".

De acuerdo con sus necesidades, cada quien optará por la opción que considere más conveniente para su labor diaria. Lo cierto es que el mercado de las asistentes virtuales se extiende y se impone como una alternativa útil para maximizar los recursos de las empresas.