Tener el stock de mercadería actualizado, las fechas de pagos correctamente agendadas para no pagar intereses, llevar la agenda de clientes y proveedores, son solo algunas de las tareas que una empresa tiene que hacer a diario.
Dedicar tiempo a poner los papeles al día y llevar adelante una gestión eficiente del negocio es un punto vital para el éxito y el crecimiento a largo plazo. A medida que el volumen de transacciones empieza a aumentar, se vuelve más necesario contar con herramientas de gestión que permitan ahorrar el tiempo destinado a la parte administrativa para poder dedicarlo al core del negocio.
La gestión eficiente, ágil, rápida y organizada permitirá cumplir los objetivos estratégicos para generar ganancias y un crecimiento exponencial a largo plazo.
Las plataformas online, que brindan herramientas y aplicaciones de gestión a distancia, a un costo comparable al que se paga por una suscripción a un streaming de series y películas, es la solución que hoy está al alcance de los emprendedores y de las empresas que necesitan reconvertir su gestión administrativa. Una laptop, una tablet o tu teléfono son suficientes para tener el control absoluto de lo que pasa cada día en tu empresa.
¿En qué te puede ayudar hoy la virtualidad?
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Compartir archivos. Ya no necesitás tener una red interna que conecte a todas las computadoras de la empresa. Desde hace varios años existen plataformas en las que se pueden compartir archivos pesados con tu equipo, en las que todos pueden editar y trabajar a distancia. DropBox, OneDrive y Google Drive son las más conocidas. Son gratuitas hasta una cantidad limitada de espacio y luego podés abonar un fee anual.
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Gestionar facturación, contabilidad, clientes y proveedores. Las hay de bajo costo y fáciles de utilizar. Su principal ventaja es que permiten organizar mejor tu negocio desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo. Herramientas como Xubio permiten que desde allí puedas emitir tu factura electrónica, obtener reportes de gestión, calcular ajustes por inflación y pagar sueldos. Todo el equipo encuentra la solución a sus necesidades. En cuarentena creció la demanda de este tipo se software al igual que se dio el aumentó sus usuarios con muchas herramientas de trabajo a distancia. Además pueden llegar para quedarse en la nueva normalidad y permanecer en la nube a costos similares a las plataformas de streaming.
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Hablar con el equipo, proveedores y clientes. WhatsApp es, no cabe duda, la aplicación más versátil y útil para cualquier negocio por la inmediatez que proporciona. Solo hay que conocer algunas reglas básicas de la buena comunicación: evitar mandar archivos pesados sin consentimiento previo, no saturar con publicidad y cadenas de distribución; usar mensajes de texto y antes de enviar un audio solicitar permiso al destinatario; tener la gentileza de presentarse previamente si se dirige a alguien por primera vez.
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Software de videollamadas. Zoom, TeamViewer, Skype (que sigue utilizándose) y todas las plataformas que empezaron a surgir durante los últimos dos meses a raíz del aislamiento social, hoy son útiles para reemplazar el contacto presencial. Es importante manejar alguna de ellas para poder realizar reuniones de equipo, conversar con algún cliente potencial que esté alejado, incluso en el exterior y así poder abrirse a nuevos mercados, supervisar distintas actividades en fábrica y muchas otras actividades que, de otro modo, no podrían hacerse en estos momentos.
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Presencia en redes sociales. Cuando el volumen de contenido en redes sociales es mucho, resulta útil contar con plataformas de gestión para poder postear contenido, manejar ventas, responder consultas y generar publicidades. Algunas de las que podés usar son HootSuite, TweetDeck o Business Manager.
*Fernando Arzuaga es fundador de Xubio.com
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