El método Kanban requiere del diseño de un tablero que define el flujo de trabajo del equipo, las etapas por las que debería pasar una actividad entre pendiente y terminada.
El trabajo remoto (home office) “forzado” está desafiándonos en nuestra manera de trabajar, casi en la misma proporción que está generándonos oportunidades para mejorarla. En 2017, Nicholas Bloom, profesor de la Universidad de Stanford, presentó los resultados de un experimento en el que enviaron a personas a realizar trabajo remoto desde su casa y lograron mejorar el desempeño de esos trabajadores un 13% y reducir la tasa de renuncia un 50%.
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Aunque sea una oportunidad de mejorar, hay varios paradigmas que se ven desafiados.
En primer lugar, es necesario definir claramente los resultados que tiene que lograr cada persona del equipo en vez de estar enfocados en “cumplir horarios” y “sacarme de encima mis actividades”. Y aunque logremos poner el foco en resultados y ser productivos en casa, la mayoría de las veces tendremos que coordinarnos con otras personas del equipo. Esto nos pone ante el dilema de pasar de trabajar de forma sincrónica (nos reunimos para avanzar los temas), a hacerlo de forma asincrónica: vamos avanzando los temas, en momentos diferentes, entre todos, en un espacio virtual.
Las metodologías ágiles pueden darnos una luz a la hora de buscar la manera de transitar estos cambios en nuestros hábitos de trabajo (home office).
Nuevamente la agilidad ofrece algunas herramientas.
Un esquema de rituales para coordinarnos. Este está compuesto por 4 reuniones que funcionan coordinadamente como un engranaje.
1. Comienza con una reunión de planificación en la que todo el equipo define qué actividades va a llevar a cabo en la próxima semana, quincena o mes para cumplir los resultados que se propuso para el trimestre. Es importante planificar para poder hacer foco y corregir a tiempo en caso que se detecten desvíos.
2. Luego conviene realizar una actividad de sincronización de equipo, donde se verifica el grado de avance de las actividades y se identifica en cuáles se ha trabado o requiere ayuda. No se resuelven los temas, sólo se identifican y se agenda reuniones específicas para resolverlos, llamadas reuniones de resolución. El principal objetivo es que todos sepamos el grado de avance y podamos ofrecer colaboración.
3. El último ritual son las reuniones de revisión y aprendizaje, que se realizan antes de la próxima reunión de planificación a fin de revisar cómo le ha ido al equipo con el ciclo anterior de trabajo y capturar aprendizajes al respecto.
4. Finalmente, la agilidad nos da una herramienta para organizar el trabajo diario del equipo en actividades individuales para cada miembro. Se llama Kanban, palabra japonesa que significa señal visual y consiste en un sistema de administración del trabajo basado en hacer visible lo intangible, facilitar la colaboración y disminuir la cantidad, y duración, de reuniones.
Los 3 elementos del método Kanban:
Incorporar estas herramientas de agilidad a nuestro trabajo diario puede ayudarnos a cambiar los hábitos que nos mantienen atados a una manera de trabajar que esta crisis está demostrando que quedó obsoleta, aun después de que podamos volver a la oficina y recuperar la “normalidad”.
(*) Socio de Estrategia e Innovación de Auren.
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