La tecnología informática aporta a las empresas soluciones a medida

Las pequeñas y medianas empresas tienen en su origen problemas estructurales que van arrastrando a lo largo de su crecimiento. Estos inconvenientes suelen atravesar toda la estructura de la compañía afectando, muchas veces, la competitividad y poniendo en riesgo el propio giro del negocio. En tal sentido, el management cobra un rol clave para ir adaptando a la pyme a las vicisitudes a las que está expuesta. Mucho se ha escrito sobre la necesidad de que quienes están al frente de las empresas vayan profesionalizando las distintas áreas para dotarlas de las herramientas adecuadas para seguir un plan de negocios. Acompañando esa planificación, en los últimos años, la tecnología informática ha ido aportando soluciones a medida para cada necesidad, permitiendo un salto cualitativo y cuantitavo. Un estudio realizado por Microsoft en conjunto con Total Argentina, revela que el 50% de los empresarios consultados planea realizar inversiones en tecnología.

En la actualidad, las pymes argentinas enfrentan exigencias, tanto internas como externas -para aquellas que exportan-, que las ponen ante la imperiosa necesidad de mejorar sus estándares de calidad, además deben apuntar a la mejora continua de los procesos productivos para hacer frente a una demanda creciente.

Por dimensión y poder económico, las grandes corporaciones fueron las primeras en acceder a soluciones tecnológicas aportadas también por compañías multinacionales. Pero esta lógica se ha ido quebrando a partir del derrumbe de prejuicios por parte de los empresarios pymes que se fueron animando a buscar soluciones tecnológicas a sus problemas. La oferta de software de gestión empresaria (ERP) ha crecido de modo exponencial en la última década, tanto por parte de empresas especializadas en el universo pyme como por parte de multinacionales que han extendido sus servicios a las pequeñas y medianas empresas con distintas soluciones. Cada vez más se aprecia el valor de la tecnología y las ventajas están plasmadas en la tecnología como aliado estratégico del negocio. El 71% de los dueños piensa: Me ayudaría mucho la utilización de un software, en el caso de la organización administrativa contable, y más del 50% en todas las tareas operativas de la empresa, como la administración de las bases de datos, dar a conocer productos y servicios, controlar stock, generar nuevos clientes, etc., explica Viviana Konstantynowsky, gerente de Negocios y Marketing para Pequeñas y Medianas Empresas de Microsoft para la Argentina y Uruguay.

Las primeras soluciones de la tecnología informática utilizadas por las empresas eran software enlatados con nula o escasa flexibilidad, por lo que muchas veces los usuarios debían contratar los servicios de algún programador para realizar un software a medida. Si bien ahora los sistemas enlatados son más flexibles, las mejores respuestas provienen de soluciones integradas, es decir, sistemas de gestión que tienen en cuenta las distintas áreas que conforman una empresa, y que en su conjunto son las responsables del éxito final.

Todo software de gestión debe ayudar a las organizaciones a mejorar sus procesos, dinamizar su operatoria, brindar información en tiempo y en forma para las áreas de tomas de decisiones y desarrollar conocimiento que alimente la estrategia de la organización. Todo esto redundará en beneficios, tangibles e intangibles para las empresas. Nuestros productos, tanto Datasul como Microsiga, tienen una gran experiencia en el mercado de las medianas y pequeñas empresas. En Latinoamérica TOTVS es líder indiscutido de este mercado. Tenemos más de 20.000 clientes en el segmento de pequeñas y medianas empresas, indica Carlos Oettel, gerente comercial de Totvs para el Cono Sur.

Cultura

Las pymes tienen un modo de funcionamiento signado por el personalismo y la verticalidad en la toma de decisiones. Lo que en un principio permite el crecimiento, a medida que la empresa debe hacer frente a nuevos parámetros de exigencia y a una demanda creciente, las decisiones tomadas, generalmente, por los propios dueños no alcanzan para lograr un salto de calidad. Otro aspecto que se repite en las pequeñas y medianas empresas es la imposibilidad -marcada por la coyuntura- de planificar y de poner plazos que excedan al día a día. Paulatinamente, este escenario ha ido cambiando, y son muchas las pymes -en gran parte, empresas familiares- que han logrado profesionalizar la estructura y delegar la toma de decisiones en escalas medias, lo que posibilita una horizontalidad que se ve reflejada en la eficiencia que logran las distintas áreas.

Uno de los efectos del cambio en la cultura de las pequeñas y medianas empresas ha provocado, además, la caída de prejuicios a la hora de buscar soluciones en la tecnología informática, entendiendo que es un alto valor diferencial a la hora de competir en el mercado. Al respecto, Oettel es categórico: El nivel de competencia de los negocios de hoy en día hacen imprescindible el uso de la tecnología; en ello son bastante conscientes los empresarios, incluso aceptan la necesidad de inversión. No obstante, se han vuelto más cautelosos y minuciosos a la hora de comprar debido a malas experiencias, sobre todo en la implementación de soluciones de software. Hoy se asesoran mucho más que hace años atrás en la adquisición de este tipo de soluciones. Nosotros desarrollamos un modelo integrado de negocios, donde ofrecemos soluciones totalmente integradas, desde el software, los servicios de implementación, infraestructura necesaria para el proyecto (servidores, base de datos, etc.), consultoría de procesos, todos aquellos servicios de valor agregado que denominamos modelo ampliado de negocios. Queremos ser el referente único de tecnología para nuestros clientes, ellos valoran la agilidad que significa negociar con un solo proveedor, ser su operador administrativo.

En el estudio realizado por Microsoft y Total Argentina, más de la mitad de los entrevistados considera que realizará inversiones en tecnología. El 42% se refiere a la incorporación de hardware, el 33% a hardware y software y el 25% a software. En tal sentido, Viviana Konstantynowsky indica que cada vez más los dueños de las pymes entienden que la compra de tecnología es una inversión, un activo estratégico que lo ayuda a crecer en su negocio y posicionarse en relación con la competencia. Según vemos en la encuesta, el dueño de una pyme no compra tecnología por sí misma, sino que elige una solución para un problema determinado. La figura del especialista/técnico o gente de confianza en ambos segmentos es la que consultan antes de realizar una inversión. Ambos segmentos perciben las soluciones de Microsoft como muy adecuadas a las necesidades de sus empresas.

Accesibilidad

En los últimos quince años, el crecimiento de la oferta ha posibilitado una baja de costos en el desarrollo de software de gestión, lo que ha quebrado una de las barreras que frenaba a las pymes a la hora de buscar una solución en la tecnología informática. Hay soluciones para todo tipo de empresas, tamaño, mercado, etcétera. En general, para tener un parámetro, las empresas invierten en este tipo de soluciones entre el 1% y el 3% de su facturación anual, clarifica Oettel. Por su parte, Konstantynowsky señala que las soluciones tecnológicas están pensadas para que empresas de diferentes tamaños, rubros y actividades puedan encontrar solución a sus requerimientos específicos. Por ejemplo, recientemente lanzamos Windows Server 2008 Foundation, cerrando una brecha en el área de gama baja de su portafolio Windows Server al entregar una solución sencilla y de bajo costo enfocada en pequeñas empresas y nuevos usuarios de servidores. Windows Server 2008 Foundation brinda las mismas capacidades accesibles para las empresas de 15 o menos usuarios a un precio extremadamente bajo. Tiene capacidad de ejecutar aplicaciones empresarias, bases de datos, hosting y otras funcionalidades. La tecnología debe funcionar de acuerdo con el negocio para que la pyme realmente pueda comprender qué situación se resuelve a partir de cada solución tecnológica. Hoy la pyme puede ganar competitividad haciendo un uso más profundo de las soluciones que ya tienen, con pequeños cambios e inversiones muy razonables.

En el estudio de Microsoft y Total Argentina, el 50% de los empresarios consultados dijo que tiene previsto realizar inversiones en tecnología informática durante 2009; el 36% afirmó que aún no sabe o que está evaluando esa posibilidad. Pero también revela ciertas trabas en lo que hace al crédito y la financiación para acceder a estas herramientas: el 85% dijo que nunca tuvo acceso a algún tipo de financiamiento, crédito o subsidio para la compra de tecnología informática, mientras que el 15% sostuvo que sí contó con esa facilidad.

Problemas

Las soluciones de ERP cuentan con un gran número de funcionalidades para ser aplicadas por las empresas con la finalidad de acceder a una solución para la gestión integral de las empresas, no sólo para adaptarse a los distintos segmentos productivos, sino para cada necesidad específica.

Los problemas que enfrentan las pymes y que requieren soluciones tecnológicas abarcan un gran abanico de tareas que están en relación directa tanto con el día a día, como con la planificación.

A partir de los resultados obtenidos en el estudio, Microsoft identificó las problemáticas más relevantes para las pymes en la operación diaria, consolidadas en lo siguientes grupos: toma de decisiones, capacidad de ganar nuevos clientes, comunicaciones orientadas a marketing y eficiencia en los procesos, ahorro de costos. Del sondeo, también surge que el 26% de los empresarios tiene previsto volcar su inversión en tecnología informática en todas las áreas de la empresa por igual, mientras que el 14% lo hará en Producción, el 13% en Adminisel 10% en Sistemas y el 8% en Comercial-ventas.

Desde Microsoft brindamos una solución para cada una de estas problemáticas: y varias de ellas se pueden resolver con tecnología que ya está en la pyme sin necesidad de realizar nuevas inversiones como Office Pyme y Windows Servers. La necesidad del dueño de tomar decisiones en tiempo real, incluso fuera de su oficina, se resuelve a través de la integración de los movimientos clave de la compañía en un tablero de control, integrando Microsoft Office, con Microsoft Dynamics y Microsoft SQL server.

En los temas vinculados a reducción de costos de comunicaciones, reducción de costos por viajes y mejora de la efectividad, son muy útiles las implementaciones Microsoft Terminal Server, Microsoft Communicator y la utilización de Microsoft Live Meeting, explica Konstantynowsky.

Por su parte, Oettel señala: Muchas empresas necesitan mejorar sus procesos productivos y sus políticas de calidad por demanda del mercado interno y externo. Un software de gestión que contemple estas soluciones es un buen disparador para poner en marcha y controlar estas necesidades. Tanto Microsiga como Datasul, nuestros productos core, poseen un potencial enorme para bridar soluciones complejas de manufactura, con los niveles de calidad que exige el mercado de hoy en día.