Técnica Pomodoro: ¿cómo es la metodología que mejora la gestión del tiempo?

La técnica se llama de esta manera porque fue creada por un estudiante universitario que, para optimizar su día de estudio, se proponía leer sin distracciones por una determinada cantidad de tiempo.

La técnica Pomodoro es una metodología que se utiliza para realizar una mejor gestión del tiempo. Consiste en realizar 25 minutos corridos de actividad y luego descansar otros cinco minutos.

Partir el tiempo de esta manera ayuda a mejorar la productividad ya que permite realizar una tarea por vez sin perder la concentración. Asimismo, facilita la organización y evita el estrés laboral y la ansiedad.

La técnica se llama de esta manera porque fue creada por un estudiante universitario que, para optimizar su día de estudio, se proponía leer sin distracciones por una determinada cantidad de tiempo. Cuando lograba su objetivo, lo iba ampliando. Para medir el tiempo, utilizaba un cronómetro rojo con forma de tomate (Pomodoro en italiano). Por eso, se llama de esta manera.

¿Cómo funciona la técnica Pomodoro?

Esta técnica busca alcanzar períodos de concentración prolongados sin cansarse ni estresarse. Para esto se utiliza un cronómetro con el que se administra las sesiones de trabajo y descanso.

Si querés implementar la técnica Pomodoro, te recomendamos seguir estos pasos:

1. Dividí tus tareas diarias y ordenalas según su grado de prioridad.
2. Agarrá la primera actividad de esa lista y trabajá con ella durante 25 minutos ininterrumpidos.
3. Luego, tomate cinco minutos de descanso en los que podés hacer lo que desees.
4. Continuá con la siguiente actividad por otros 25 minutos y volvé a hacer una pausa de cinco minutos.
5. Cuando completes cuatro sesiones de 25 minutos, hacé un descanso mayor (de entre 20 y 30 minutos)
6. Retomá el ciclo de trabajo y realizá la próxima sesión.

Cuando las tareas son más complejas, se pueden dividir en diferentes bloques. Si son tareas más pequeñas y simples, se pueden agrupar en uno solo.

Por otro lado, llevar un registro de las sesiones facilita el control y la planificación de los próximos cronogramas de actividades.

Además, para que el funcionamiento de la técnica Pomodoro sea exitoso es importante enfocarse en las tareas y, durante el período productivo, evitar las interrupciones.

Para ello antes de comenzar la jornada es clave informar a los colegas que estás en el medio de una actividad importante y que solo podrás atenderlos o devolverles las llamadas cuando el proceso termine. También es recomendable colocar el teléfono en “modo avión” y desactivar las notificaciones de redes sociales, chats e emails que puedan distraerte.

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de la técnica Pomodoro?

Ventajas:

• Mejora la gestión del tiempo facilita la organización de tareas
• Evita la procrastinación y la ansiedad durante el trabajo.
• Mejora el rendimiento ya que permite una mayor concentración y los descansos hacen que las tareas sean mucho más llevaderas.
• Es aplicable a todo tipo de proyectos.
• Pone en foco una sola actividad y es compatible con otros métodos de estudio.
• Reduce las distracciones
• Disminuye el desgaste profesional y evita el síndrome del Burnout
• Simplifica los flujos de trabajo y estandariza procesos
• Facilita el control de los proyectos y permite saber cuánto tiempo demanda cada uno de ellos.

Desventajas

El empleado de la técnica Pomodoro también posee algunas desventajas:

• Como es una metodología de aplicación individual, no fomenta el trabajo en equipo
• Es poco flexible y no es compatible con tareas creativas
• Muchas veces cinco minutos de descanso no son suficientes para recuperar energías, pero eso varía con cada persona.

En el caso de querer aplicar esta técnica de forma grupal, se puede coordinar para que las sesiones de trabajo de todo el grupo empiecen a la vez. De esta forma, no habrá interrupciones y se estimularía la comunicación interna durante los momentos de descanso compartidos.

Herramientas para implementar la técnica Pomodoro

Si querés implementar esta técnica lo primero que necesitas es un cronómetro. Podés utilizar uno tradicional o alguno digital como el Pomodoro Tracker, el Tomato Timer o el Pomello App.

Por otro lado, además de cronometrar tu productividad, también es importante que, para optimizar tu tiempo, también puedas incorporar herramientas que simplifiquen y automaticen tu trabajo.

Por ejemplo, si tenés una empresa o un emprendimiento, una solución de gestión puede ahorrarte hasta ocho horas de trabajo por semana.

Estas soluciones además permiten automatizar muchos de los procesos y acceder a toda la información corporativa a través de cualquier dispositivo conectado a Internet, en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Xubio, por ejemplo, es una plataforma que ofrece servicios de contabilidad en línea, emisión de facturas electrónicas, manejo de las cuentas a cobrar, liquidación de sueldos, ajustes por inflación automáticos, control del stock de mercaderías y reportes de ventas y datos financieros.

Para finalizar, podemos decir que la técnica Pomodoro es una metodología que ayuda a organizar mejor tu tiempo. Su implementación no solo optimiza los resultados sino también reduce el cansancio y el estrés.

CEO y CO Founder de xubio (software de gestión para Pymes).