El espacio de trabajo es dinámico. Tiene que cambiar y adaptarse según las necesidades del negocio y de las personas. Durante muchos años, se creyó que el espacio de trabajo ideal era una oficina con cubículos, que mantuviera a los empleados sentados en sus escritorios, concentrados, como si eso fuera sinónimo de productividad. Desde hace algún tiempo, esos espacios se volvieron abiertos y la tecnología tomó un rol clave: el verdadero espacio de trabajo lo llevamos con nosotros, está en nuestra laptop o en nuestro celular.
Hoy el mayor reto de los espacios de trabajo tiene que ver con encontrar la mejor manera de combinar la experiencia del usuario con la seguridad de los datos. Claramente, los empleados esperan que la empresa pueda brindarles una experiencia de trabajo fluida, eficiente y de calidad, lo más parecida a la que tienen en su vida personal con sus dispositivos y apps. Pero si no lo hacen, ellos de todos modos buscarán herramientas que les permitan trabajar del modo en que esperan, sin saber que al hacerlo pondrán en riesgo los datos. ¿Qué puede hacer el Departamento de TI para resolver esto? Un upgrade en el espacio de trabajo.
Existen algunas tendencias que veremos crecer y que son fundamentales para llevar los espacios de trabajo a un nuevo nivel:
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Machine Learning al servicio de la experiencia del usuario: el aprendizaje automático es clave para automatizar procesos y aprovechar los datos. Pero también puede ser útil para mejorar la experiencia de los empleados, por ejemplo, extrayendo información importante de sistemas complejos sin requerir que los empleados pierdan tiempo buscando métricas o generando paneles de control que consumen mucho tiempo. Asimismo, pueden obtenerse datos de qué espacios son más o menos utilizados en la compañía, en qué horarios hay picos de uso, qué uso se le da a las diferentes instalaciones o tecnologías, entre otros. Estos datos pueden guiar la inversión a realizar, las remodelaciones que pueden necesitarse y cómo configurar un espacio de trabajo que realmente fluya alineado a las necesidades del staff.
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Personalización para optimizar la comunicación: a lo largo de nuestra jornada de trabajo nos vemos atrapados entre emails, llamadas, notificaciones, reuniones y más. Cuando intentas concentrarte en realizar una tarea ¿cada cuánto tiempo te ves interrumpido? Según datos de la Universidad de California, cada vez que algo nos distrae de lo que estamos realizando, necesitamos 23 minutos y 15 segundos para volver a concentrarnos en esa tarea. Al personalizar las aplicaciones empresariales para que solo entreguen la información más relevante, las personas pueden ser más productivas, enfocarse y concentrarse mejor en lo que están haciendo y cumplir sus objetivos; en vez de estar clasificando manualmente todo lo que reciben y verse interrumpidos de forma constante.
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Automatizar para ganar agilidad: muchas veces los empleados deben dedicar mucho tiempo a completar tareas repetitivas y manuales. Con el aumento de la automatización de tareas en el lugar de trabajo, las empresas tienen el poder de ganar agilidad, eliminar los cuellos de botella y liberar más tiempo para que el staff pueda centrarse en el trabajo estratégico. Las empresas pueden beneficiarse al automatizar tareas como aprobaciones y solicitudes simples, y entregar la información de forma inteligente mediante comunicaciones personalizadas.
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Seguridad centrada en las personas: centrar la estrategia de seguridad en el centro de datos, o en la red, en las amenazas o en las aplicaciones, ya no es suficiente. La estrategia debe poner a las personas en el centro. Poder conocer los comportamientos de los usuarios, cómo usan la tecnología, cuáles son sus preferencias, entre otros, es la clave para poder garantizar la seguridad de la información, sin afectar la productividad, la experiencia de trabajo y sin aplicar políticas restrictivas.
Se vienen nuevos cambios en los espacios de trabajo relacionados a herramientas que nos permitan optimizar nuestro trabajo y enfocarnos en lo que es realmente importante. En ese contexto, la seguridad también tiene que evolucionar con enfoques alineados a las nuevas necesidades. Aferrarnos a lo anterior no es una opción; el dinamismo de los espacios de trabajo llegó para quedarse.
(*) Vicepresidente de Citrix para Latinoamérica y El Caribe
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