En plena era de los sistemas automatizados y la inteligencia artificial (IA), muchas pequeñas y medianas empresas, por diferentes razones, siguen utilizando la gestión manual para realizar sus operaciones.
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Si bien la probabilidad de cometer errores es amplia, podemos citar algunos casos habituales.
En plena era de los sistemas automatizados y la inteligencia artificial (IA), muchas pequeñas y medianas empresas, por diferentes razones, siguen utilizando la gestión manual para realizar sus operaciones.
En plena era de los sistemas automatizados y la inteligencia artificial (IA), muchas pequeñas y medianas empresas, por diferentes razones, siguen utilizando la gestión manual para realizar sus operaciones.
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En algunos casos esto ocurre porque sostienen formas de trabajo tradicionales, que les han permitido crecer en el pasado, en otros por desconocimiento de nuevas alternativas o dificultades para adaptarse al cambio.
Sin embargo, este método incrementa significativamente la probabilidad de errores debido a la falta de estandarización y automatización.
Si bien la probabilidad de cometer errores es amplia, podemos citar algunos casos, habituales, como registrar incorrectamente el nombre o la cantidad de un insumo entregado por un proveedor. Un sistema automatizado evitaría esa equivocación al tener la información previamente cargada y únicamente requerir la selección de las cantidades correctas.
Por otro lado, la falta de centralización genera problemas de información desactualizada o descoordinada entre las diferentes áreas.
Un caso típico sería registrar las ventas de un producto, como por ejemplo un determinado sabor de helado, en una planilla y el stock en otra diferente, dificultando detectar a tiempo la necesidad de realizar un pedido al proveedor.
Con un sistema centralizado, la información se conecta automáticamente, permitiendo generar alertas que previenen rupturas de stock y mejoran la eficiencia operativa.
Por otro lado, se pierde una gran cantidad de tiempo cuando se realizan repetidamente registros manuales sobre los mismos insumos, productos, proveedores o clientes que forman parte de la operatoria diaria de un negocio. Este tipo de registros implica escribir y anotar información idéntica una y otra vez, lo cual no es eficiente.
En cambio, un esquema automatizado elimina esta redundancia al pre-configurar la información que el negocio utiliza regularmente, dejando espacio únicamente para registrar las modificaciones.
Por ejemplo, si todos los meses se realiza el mismo pedido de un insumo en una cantidad fija a un proveedor habitual, el registro manual de esa información resulta innecesario. Con un sistema, el pedido queda previamente configurado y, con un solo clic, puede ser procesado, ahorrando así tiempo y esfuerzo.
De hecho, muchas compañías antes realizaban conteos manuales de stock todos los días y recopilaban remitos en papel para sumar consumos, con el fin de estimar el uso de sus productos y planificar la producción.
Con un sistema automatizado, ahora realizan el inventario solo una vez por semana, mientras que el resto de los movimientos se gestiona automáticamente gracias a una trazabilidad completa de la información en toda la empresa.
En las gestiones manuales o con Excel, es común que ciertas tareas se pasen por alto o que datos importantes no se registren porque no se tiene el soporte adecuado a mano en el momento. Por ejemplo, al no contar con una buena plataforma, puede perderse el seguimiento de los detalles clave sobre un colaborador.
Por el contrario, con un sistema de gestión online pueden dejarse cargados todos los perfiles y cartillas de los empleados, registro de presentismo, licencias, firmas, etc.
Otro aspecto a destacar de las plataformas es que la integración de información permite obtener valor de los datos mediante diferentes módulos de análisis. En ese sentido, el tener todos los datos en un mismo lugar es esencial para poder analizarlos y sacar conclusiones a futuro.
En definitiva, la adquisición de este tipo de instrumentos será fundamental para que las pymes puedan mejorar la toma de decisiones y la eficiencia operativa de cara al futuro. Si bien es cierto que muchas han logrado crecer manejándose en forma manual, de esa manera hoy están expuestas a muchos errores y perdiéndose oportunidades de mayor evolución.
Fundador y CEO de devFactory
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