Cómo se trabaja para que un evento sea exitoso

Opiniones

Un evento comienza con una idea, un plan, pero sólo concluye cuando el último asistente se retira del lugar y se desarman las instalaciones.

En el 2020 sucedió un hecho inédito que obligó a cambiar las formas de realizar las actividades cotidianas con la pandemia por Covid-19. Una de las industrias más castigadas fue la de eventos en vivo, con una pérdida estimada de 9.700 millones de dólares donde 6 de cada 10 empresas tuvieron que cerrar, pero no hay datos oficiales.

En la actualidad estamos transitando una nueva normalidad, mientras se reactiva la vida cotidiana, ya hay reapertura de espectáculos en vivo, conferencias, todo tipo de eventos sin aforo. Pero sin importar que tipo de evento uno se enfrenta, hay que tener en cuenta una serie de pasos, es un esqueleto a vestir, que nos van a ayudar a lograr el éxito del mismo.

Para no fracasar o frustrarse en la planificación y ejecución de cualquier tipo de evento, ya sea una conferencia, un lanzamiento, un espectáculo masivo es necesario tener unas pautas a seguir y tener muy en claro la calendarización de lo que vayamos a realizar.

En primer lugar, debemos contar con los equipos que se desempeñarán en el armado del evento. Estos van a variar en cada caso, administración, contrataciones, finanzas, marketing, etc. Cada uno tendrá funciones muy específicas pero que definitivamente trabajarán en forma mancomunada.

Teniendo los equipos disponibles, necesitamos establecer las fechas y el lugar donde se llevará a cabo nuestro evento. Hay que tener en cuenta variables climáticas, feriados, días de la semana, horarios, o cualquier otro elemento que pudiera hacer que nuestro evento no salga según lo planificado.

Muchas veces damos por sentados algunos hechos que pueden jugar en nuestra contra si no son tenidos en cuenta con antelación, por ejemplo, la locación, ¿es de fácil acceso? ¿tiene la suficiente cantidad de accesos? ¿Cúal es su capacidad? ¿salidas de emergencia?, y ¿qué sucede con los proveedores? ¿tienen un acceso exclusivo?

Ya con esto en mente y resuelto, recién podemos pensar en los artistas o los expositores, acomodar nuestras fechas a sus agendas, conocer sus requerimientos y no solamente los de contratación sino, además, las exigencias que tendrán una vez que lleguen a nuestra ciudad: hospedaje, traslados, alimentos, seguridad para que los participantes estén a gusto.

En paralelo nuestro equipo ya deberá estar comercializando todo lo que tenga que ver con publicidad, difusión, sponsoreo, y los mismos tickets para los asistentes. Fijar, si es que lo pretendieran, distintas etapas de comercialización, fechas para descuentos, etc.

Una vez resuelto esto último pasamos a los proveedores que son una pieza fundamental para el armado del evento. Hay que tener en cuenta que los mismos pueden estar relacionados con los requerimientos técnicos o demandas personales de nuestros artistas, aunque también podremos tener proveedores que al mismo tiempo son clientes, por ejemplo, foodtrucks, donde se les cobra un fee para poder ingresar a nuestro evento a comercializar sus productos, pero al mismo tiempo, ellos brindaran un servicio a nuestros asistentes.

Por otro lado los servicios de seguridad y empresas de emergencias no pueden estar al margen, y estas dependerán de las normativas vigentes y los requerimientos de acuerdo con el espacio y cantidad de asistentes. Tener pensado planes de evacuación, conocer los centros de salud más cercanos a la locación del evento son necesarias para actuar con rapidez frente a una eventualidad.

Un evento comienza con una idea, un plan, pero sólo concluye cuando el último asistente se retira del lugar y se desarman las instalaciones. Es cuando se puede mirar para atrás y ajustar acciones para el próximo evento.

Ya se ve que es una tarea maratónica que no hay que subestimar los detalles pero, en la actualidad, existen herramientas muy útiles, como ser plataformas que pueden usar los organizadores que, sin importar el tamaño o el tipo de evento del que se trate, nos permitirá mantener un orden de trabajo para minimizar la posibilidad de errores. Podremos armar los equipos de trabajo y asignar funciones. Manejar la administración, el marketing, los asistentes y los proveedores.

Fundador de Balebos.pro.

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