Los 5 problemas que puede solucionar la digitalización en RRHH

Digitalizar y sistematizar el sector de Recursos Humanos puede minimizar los errores, mejorar la toma de decisiones y la retención de talento e, incluso, favorecer una construcción de marca empleadora positiva.

la pandemia fue una gran impulsora y aceleradora de la transformación digital de las compañías a nivel global. Eso no es ninguna novedad. Y Argentina no fue la excepción. Según datos de la Fundación Observatorio Pyme (FOP), 42% de las empresas argentinas incrementó el uso de herramientas digitales para hacer frente a la pandemia y otro 15% las comenzó a utilizar. Además, un estudio publicado por Microsoft reveló que, apenas cumplido el primer año del impacto del Covid-19, la adopción de nuevas tecnologías ya alcanzaba al 49% de las empresas argentinas, y el 88% de las pymes encuestadas aseguraban haberse digitalizado. En este contexto, el área de RRHH de muchas empresas se convirtió en uno de los principales promotores de la digitalización y sistematización de procesos. Hoy en día, industrias como la energética y la minera son las que más apuestan por las soluciones tecnológicas, dedicando una fuerte inversión en ese sentido. Sin embargo, hay muchas otras que aún se encuentran en el proceso de adopción de las herramientas, técnicas y servicios digitales que puedan agilizar y optimizar la gestión de talento dentro de sus equipos.

¿Qué riesgos y problemas implica no dar ese salto de confianza hacia la transformación digital de las empresas en una economía 4.0? La ausencia de un sector de Recursos Humanos sistematizado y digitalizado puede generar múltiples inconvenientes dentro de una compañía, tales como guiar a sus equipos a malas predicciones, proyecciones, administraciones y seguimientos, entre otros. No sólo se trata de problemas que se traducen en un impacto negativo en los negocios sino que son, en su mayoría, inconvenientes que pueden evitarse.

Al incorporar una plataforma digital para abordar la gestión de los RRHH de una compañía, se pueden transformar los procedimientos de manera efectiva y minimizar al máximo los errores, entre ellos:

• Falta de integración entre áreas. Cuando un sector de la empresa no está conectado con el resto, se corre el riesgo de que los datos relevados no resulten creíbles y de generar el famoso “teléfono descompuesto”. La sistematización puede solucionar la falta de integración entre áreas. Al incorporar un software o plataforma de gestión de RRHH, se mejora la veracidad de los datos que se obtienen de cada uno de los equipos y colaboradores. Esto permite contar con información más confiable para la toma de decisiones.

• Fallas manuales. Al intentar integrar diferentes herramientas de gestión es factible que las personas incurran en equivocaciones. Si en un sistema no contamos con la integridad de una plataforma y recurrimos a distintas soluciones aisladas y desintegradas, la conexión entre estas plataformas es una conexión manual. Ergo, estaremos expuestos a un posible error. Esto podría evitarse sencillamente con la adopción de un sistema integral de gestión, que nos asegura el proceso completamente sistematizado. En su defecto, si la compañía no puede afrontar la adquisición de un un sistema completo, es recomendable invertir en un producto modular, que permita comenzar a implementar al menos uno de los módulos (como por ejemplo un software de liquidación de sueldos) e ir incorporando luego el resto de manera exponencial.

• Liquidaciones de sueldos deficientes o mal distribuidas. Una liquidación de sueldos mal confeccionada puede traer muchos dolores de cabeza y generar inconvenientes tanto para el colaborador, para la empresa, para el sindicato y para el área legal. Estas fallas también son evitables, si la empresa implementa un sistema desarrollado para la liquidación de haberes que cuente con un software constantemente actualizado y con un responsable de su ejecución que esté capacitado.

Aquí resulta importante no desatender otro paso fundamental del proceso de liquidación de haberes: la distribución de los recibos entre los empleados. Los errores de impresión y ensobrado suceden, y la digitalización es una manera de evitarlos. Convirtiendo estos procesos a través de la tecnología, se abandonan procesos manuales para incorporar otros electrónicos. Así, un recibo de sueldo digital, que se firma digitalmente también, es sinónimo de un proceso eficiente, limpio, de “tecnología sanitaria”, que potenció su popularidad para erradicar el contacto del mano a mano con el papel en el contexto de la pandemia, pero que ya llegó para quedarse y que presenta, a la vez, una ventaja económica, puesto que el proceso manual es exponencialmente más caro que el proceso digital.

• Fuga de talentos. Hasta no hace mucho tiempo atrás, el área de Recursos Humanos no participaba de la mesa chica de una empresa. Hoy, esa realidad se transformó, al poner el talento en el centro. Todo lo que sucede en torno al colaborador tiene impacto dentro de las diferentes áreas de una compañía. Y ese impacto se relaciona directamente con la eficiencia de cada sector con el que tenga interacción ese colaborador.

La retención y fidelización de talentos es hoy de vital importancia para cualquier empresa. Y el trabajo de fidelización de los colaboradores tiene un impacto directo en todas las áreas: operativas, técnicas, manuales y de inteligencia, entre otras. Al fin y al cabo, el corazón de cada sector operativo de una empresa es el recurso, es decir, las personas. Por eso, hoy notamos que la participación del área de Recursos Humanos se ha vuelto vital en cualquier compañía. Su digitalización no puede sino beneficiar, por ende, al resto de las áreas. Esto tiene, además, un impacto significativo en los costos. ¿Por qué? Porque un sistema enfocado en la fidelización de los recursos, que contempla la capacitación de los colaboradores y que genera una percepción positiva por parte de ellos, al hacerles sentir que la compañía apuesta por su desarrollo y retención, evita la fuga de talentos. Y en RRHH es sabido que, cuando un empleado se va, cuesta cinco veces más reemplazarlo, por lo que implica el proceso de búsqueda y entrenamiento en términos económicos y de tiempo.

• Percepción negativa de marca empleadora. ¿Qué impacto puede tener la digitalización de una empresa en su marca empleadora? Mucho. Hoy, la aplicación de la tecnología tiene un impacto 100% positivo en la imagen de la compañía, y esto abarca, también, un impacto en el medio ambiente. Por ejemplo, 16 resmas de papel equivalen a la tala de un árbol. Si bajamos el uso de papel en nuestra compañía a partir de la digitalización, esto tiene un impacto real y es sólo un ejemplo de cómo podemos contribuir a esta causa global. Para las nuevas generaciones, las empresas que tienen la intención de transformarse en compañías “verdes” ocupan un lugar distintivo como marcas empleadoras. Resultan más atractivas y esto puede posicionarlas mejor entre los futuros colaboradores.

Todos estos inconvenientes que pueden evitarse tienen un impacto directo en el colaborador. Digitalizar y sistematizar el área de Recursos Humanos ayudará a minimizarlos y a construir entornos laborales que abracen al talento humano en el seno de las compañías.

Gerente comercial de Nucleus (Bayton Group)