Google: cómo ordenar mis mails en mi casilla personal

Para quienes utilizan sus servicios, el buscador permite poder organizar de distintas maneras sus contenidos internos. Entérate algunos tips para aprovecharlo al máximo.

Google.

Para ordenar y filtrar los correos electrónicos dentro de nuestra casilla de Gmail de Google, resulta necesario poner alguna clase de filtro u orden para que no se mezclen. Sobre todo, cuando tenemos muchos y no podemos hacernos todos los días el tiempo necesario para ir limpiando nuestros mails.

Los usuarios de Gmail informaron de inconvenientes en distintas partes del mundo.

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Consejos para filtrar y ordenar correos

Etiquetar y ordenar mensajes automáticamente puede ser una buena alternativa si no tenemos el tiempo suficiente como para realizar la limpieza y reacomodo necesarios dentro de la casilla de "Recibidos". Para gestionar tus mensajes de correo entrantes, de forma automática, con los filtros y etiquetas de Gmail:

• Etiqueta automáticamente los comentarios de los clientes o los mensajes relacionados con tus proyectos.
• Archiva y etiqueta automáticamente los mensajes que quieras leer más adelante, como los newsletters.
• Marca los correos de personas importantes.
• Archiva las notificaciones.

Si envías un mensaje en Gmail que no pretendes que sea respondido, podes enviarlo y archivarlo con un solo clic. Primero, tenes que habilitar el botón Enviar y seguido seleccionar Archivar en la configuración de Gmail.

Silenciar las conversaciones de correo irrelevantes

Si formas parte de una conversación de Gmail que ya no te interesa, podes silenciarla. Al hacerlo, dejarás de recibir respuestas a esa conversación en tu bandeja de entrada y podrás concentrarte en los mensajes que te resulten importantes.

Posponer un correo

Podes posponer los correos de confirmación con fechas y horas para cuando los necesites. El correo volverá al principio de tu bandeja de entrada cuando tú decidas: mañana, la semana que viene, esta tarde, entre otros.

• Ten a mano el correo de confirmación de la reserva de un hotel cuando vayas a registrarte en él.
• Recibe un recordatorio de Google Calendar el día antes de un evento.

Filtrar las invitaciones de Calendar desde la bandeja de entrada

¿Estás recibiendo respuestas de Google Calendar que no quieres tener en la bandeja de entrada? Podes dejar que tu cuenta de Gmail las filtre automáticamente, para así mantenerla despejada.

Google

Usar filtros de Gmail avanzados en el trabajo o en centros educativos

Hay diversos filtros útiles de Gmail que es posible usarlos para organizar los correos electrónicos de una organización o de una institución. Por ejemplo:

• Etiqueta los correos de personas ajenas a tu organización.
• Etiqueta los correos de tu jefe.
• Filtra los correos promocionales en la bandeja de entrada.

Organizar los correos por categorías

Entre las múltiples funciones que ofrece Google, es posible también mover los correos promocionales o de redes sociales a distintas pestañas internas.

Configurar una bandeja de entrada con pestañas internas puede resultar una gran opción para los usuarios que quieren sacar de su bandeja de entrada principal los correos menos relevantes. Como puede ser el caso de las promociones o las novedades de las redes sociales. De este modo, podrás centrarte en lo que de verdad te importe. Las pestañas aparecen en la parte superior de la bandeja, lo que te permite pasar de una a otra rápidamente.

Dividir los correos en secciones con Prioritarios

Si seleccionas la opción "Prioritarios", tus correos se separan automáticamente en tres secciones: "Importantes y no leídos"; "Destacados" y "Todo lo demás".

Añadir una sección de etiquetas a Prioritarios

Si eliges la opción "Prioritarios", puedes crear otra sección basada en una de tus etiquetas, como De mi jefe.

Crear una bandeja de entrada independiente para una etiqueta

Podes crear una bandeja de entrada independiente a partir de una etiqueta y añadir la etiqueta correcta cuando redactes o leas un correo. De esta forma, tanto tu correo como la respuesta se guardarán automáticamente en la bandeja de entrada adecuada.

Para tener la bandeja de entrada despejada siempre, crea una bandeja de entrada para cada una de estas etiquetas:

• Acción: asuntos que requieren atención inmediata.
• Seguimiento: asuntos que requieren más colaboración.
• Más tarde: asuntos que no requieren atención inmediata.

Resérvate 30 minutos por la mañana para ordenar tu bandeja de entrada. Responde inmediatamente a los correos que te lleven menos de 5 minutos y utiliza la etiqueta Acción. Para todo lo demás, usa las etiquetas Seguimiento o Más tarde para que vayan a la bandeja de entrada adecuada y puedas prestarles atención en otro momento.

Gestionar varias cuentas o identidades o gestionar varias firmas

¿Necesitas utilizar diferentes firmas en los correos enviados a direcciones de la empresa o ajenas a ella? Con Gmail, podes crear varias firmas diferentes. La próxima vez que redactes un correo, solo tendrás que elegir la plantilla de la firma que quieras utilizar.

Utilizar variantes de tu dirección de correo en una sola bandeja de entrada

Podes crear variantes de tu dirección de correo para que todos los mensajes lleguen a tu bandeja de entrada actual. Solo tienes que añadir el signo más (+) y cualquier palabra antes del símbolo arroba (@) de tu dirección actual. Los mensajes que se envían a tu dirección actual o a cualquier variante con el signo más, llegarán a tu bandeja de entrada. Luego, puedes configurar filtros para enrutar o gestionar los mensajes en función de la dirección.

Si tu dirección de correo de Google Workspace es [email protected], puedes hacer lo siguiente:

• Regístrate para recibir newsletters con la dirección [email protected].
• Permitir que tus clientes actuales o potenciales se pongan en contacto contigo a través de [email protected].
• Pedir a los miembros de tu equipo que te comuniquen asuntos urgentes por correo escribiendo a [email protected].

Así podrás encontrar o etiquetar fácilmente los mensajes enviados a cada dirección.

Cambiar fácilmente de una cuenta de Gmail a otra

Si tienes más de una cuenta de correo (por ejemplo, una personal y otra profesional), podes cambiar de una a otra fácilmente sin tener que cerrar sesión. Añadí todas tus cuentas como perfiles en tu ordenador y cambia de perfil rápidamente.

Enviar correos de varias direcciones desde una única bandeja de entrada

Si tienes varias cuentas de correo, también podes configurar Gmail para que envíe mensajes desde cualquier cuenta, sin tener que cambiar de la bandeja de entrada de una cuenta a la de otra. Los usuarios a los que envíes un correo verán la dirección que hayas elegido como remitentes.

• Responde a los correos de los clientes con un alias ([email protected]), en lugar de con la dirección de tu cuenta profesional de siempre ([email protected].).
• Responde a los correos profesionales con la dirección correspondiente, pero desde tu bandeja de entrada personal.
• Gestiona varias cuentas en una sola bandeja de entrada.

Crear una bandeja de entrada independiente para otra cuenta

Si tienes varias cuentas de correo que quieras gestionar por separado, puedes crear una bandeja de entrada para cada dirección.

Gestionar una cuenta de correo compartida con un grupo

Si quieres que varias personas colaboren en una cuenta de correo compartida, puedes crear un grupo de Google para que los miembros la gestionen:

• Asume la responsabilidad de una conversación o asígnala a otro miembro del grupo.
• Busca conversaciones en función de a quién están asignadas.
• Marca conversaciones como completadas.

Permitir que un usuario acceda a tu bandeja de entrada

Si quieres que una o varias personas puedan leer, enviar o eliminar tus correos, puedes darles acceso delegado. Puedes usar tu nombre o el del delegado como remitente.

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