5 claves para gestionar la comunicación con las familias en canales digitales

No siempre la comunicación entre la escuela y las familias es algo planificado. Es fundamental que las instituciones educativas, mediante la tecnología, adopten un sistema de gestión escolar confiable.

La comunicación entre escuela y familias puede planificarse mediante los sistemas de gestión.

Imaginemos la siguiente situación: jueves por la noche, una familia se sienta frente al televisor para ver las últimas noticias antes de ir a descansar; de repente, escuchan que a partir de las 00 hs se iniciará un paro de transporte por 24 hs. Los integrantes de la familia se miran y surge la pregunta “¿Habrá clases mañana?”.

Esta es una escena posible dentro de las tantas que podemos mencionar para ilustrar que no siempre la comunicación entre la escuela y las familias es algo planificado. En momentos en los que la confusión y la incertidumbre pasan a primer plano, es fundamental que las instituciones educativas se comuniquen efectivamente. Aquí es donde las tecnologías digitales traen un aspecto clave, frente a otros medios de comunicación escolar como el cuaderno de comunicaciones: la inmediatez.

Así como los sistemas de gestión escolar son una herramienta clave para la administración diaria de todo lo que sucede en la escuela, cuando incorporan módulos de comunicación permiten crear un canal confiable para que las familias y los colegios puedan saber cómo actuar frente a acontecimientos inesperados, emergencias o anuncios institucionales de interés general.

Hoy sólo el 26,9% de la matrícula escolar argentina asiste a escuelas con conectividad pero sin sistema de gestión. Es decir que aún hay una enorme oportunidad para que las escuelas tengan a disposición una herramienta para fortalecer el vínculo con las familias y con otros miembros de su comunidad educativa.

Sin ir más lejos, en el último año los colegios que trabajan con Educaria Argentina han enviado dos millones de conversaciones que corresponden a tres millones y medio de mensajes a través de la plataforma. Pero no se trata sólo de la cantidad, sino de cumplir con el objetivo de informar correctamente.

5 claves para gestionar la comunicación con las familias en canales digitales

Roles o perfiles: Para evitar comunicaciones en paralelo, es clave que los mensajes tengan un claro emisor y que puedan ser identificados correctamente. Tener la posibilidad de crear cuentas individuales y otras institucionales compartidas, permite a las familias tener la certeza de que la decisión ha sido consensuada entre todos. De este modo, se evita el ruido en la comunicación y se establece un vínculo de confianza respecto de las decisiones que se tomen.

Tipo de mensaje: A la hora de enviar un mensaje es necesario identificar qué mensajes son solo difusiones y cuáles requieren de algún tipo de respuesta por parte de las familias. Retomando el punto anterior, establecer quiénes y de qué manera pueden emitir mensajes a las familias, ayuda a ordenar la comunicación y reduce el riesgo de confundir a nuestra comunidad. De este modo, se segmentan los tipos de mensajes y se pueden gestionar otros espacios de participación, intercambio y diálogo entre las familias y la institución.

Entornos: los grupos de Whatsapp se han popularizado mucho y fueron de gran utilidad durante la pandemia, pero en muchos casos se utilizan los teléfonos personales de los docentes o autoridades de los colegios. Esto hace que haya muchos canales abiertos y que por momentos no se sepa cuál es el válido para confirmar una información, o que los educadores reciban consultas fuera de su horario de trabajo. Las plataformas digitales ofrecen entornos protegidos y enmarcados en el ámbito institucional.

Información adicional: No siempre podemos resumir todo en un texto. En estos casos, enviar archivos, insertar imágenes o videos, sumar links, dar formato, todo suma a una mejor comunicación. La posibilidad de enviar archivos que amplíen el mensaje o aporten a la comprensión de una determinada comunicación es una herramienta muy útil.

Seguridad: en 2021, el 44% de las escuelas a nivel global fueron víctimas al menos de un ciberataque. Pero no hace falta un ciberataque para pensar en cómo se vulnera la información. Muchas escuelas suelen utilizar redes sociales para publicar fotos de sus actividades, pero en ocasiones no configuran correctamente sus redes o comunidad, por lo que se termina exponiendo la privacidad de los estudiantes. Las plataformas digitales aportan canales seguros para garantizar la seguridad de niños y niñas.

Director General de Educaria Argentina