Consorcios on line: cómo transformarse en una administración digital para atravesar la pandemia y crecer en la nueva normalidad

Opiniones

Las administraciones de consocios que aún hoy operan en forma analógica necesitan prepararse para que el nuevo contexto.

Nadie en su sano juicio puede creer tener claro hacia dónde va el mundo. Es tal la dimensión del sacudón que apenas se pueden identificar algunas tendencias. Una de ellas, en la que encontramos consenso, es que el mundo aceleró su digitalización. Es por esta razón que las administraciones de consocios que aún hoy operan en forma analógica necesitan prepararse para que el nuevo contexto las encuentre bien plantadas y puedan seguir creciendo.

Si bien venía demorada respecto a otros sectores, la digitalización en este rubro no es nueva. Desde 2016 se observa una tendencia creciente que en 2019 tuvo un crecimiento importante. Sólo como un dato, durante mayo en ConsorcioAbierto se triplicaron las consultas respecto del mismo mes del año pasado. ¿Por qué se aceleró tan rápido? Son varios los factores, pero enumero los tres más importantes: 1) La tendencia era clara y el contexto simplemente precipitó las decisiones. 2) El sector requiere ganar en eficiencia para ser rentable y en modernización para prestar un mejor servicio, independientemente de la pandemia 3) Porque en la ecuación económica de los consorcios, tan ajustada, un servicio online es siempre más económico que el papel, la logística, etc.

Hablar de crecimiento hoy parece extraño, pero la estructura del mercado está cambiando y eso implica que haya movimiento. Entonces, la pregunta respecto a cómo pueden las administraciones seguir creciendo en la nueva normalidad tiene una respuesta contundente: con más digitalización.

Y cuando hablamos de digitalización nos referimos, por un lado, a la sistematización online de la administración, y por el otro, a su presencia online. La primera tiene que ver con la organización y gestión de los procesos internos, la relación entre los empleados de la administración, con los consorcistas y proveedores; la segunda se refiere a la identidad digital, a la visibilidad en internet ante posibles clientes.

Porque de lo que se trata es de generar una organización en la que los procesos internos permitan un manejo de la información en forma clara, precisa y en tiempo real, interactuando en forma remota y resolviendo los temas necesarios con cada vecino, personal y encargado. Y al mismo tiempo, lograr una presencia e identidad digital para que podamos ser encontrados en la web por potenciales clientes.

¿Cómo transformarse en una administración digital?

Según un análisis propio de ConsorcioAbierto sobre datos de clientes y no clientes, el 90% de las administraciones no tiene página web; el 9% tiene página y el 1% es digital. Por eso, desde nuestra experiencia acompañando a las administraciones en este tipo de procesos, las recomendaciones básicas que consideramos para comenzar la digitalización son:

  • Migrar hacia una gestión online: al implementar un sistema de gestión integral pronto comenzarán a ahorrar tiempo y costo al acceder a la información desde cualquier momento y lugar, desde todos los dispositivos.
  • Trabajar la imagen de marca: las empresas administradoras necesitan tener una web propia y actualizada, incluso es recomendable la presencia en redes profesionales como Linkedin.
  • Tener una web articulada con Google: es necesario para aparecer en las búsquedas en Google y que los potenciales clientes los puedan encontrar. Además, el marketing online dirigido al target de la administración le permitirá aparecer en las búsquedas que se realicen en su zona.
  • Realizar seguimiento de contactos: se necesita un proceso de seguimiento de contactos para saber a quiénes llamar, qué propuestas presentar, cuándo hacerlo, qué ofrecer, etc. Hay que controlarlo rigurosamente todos los días y es algo que se puede armar desde el sistema, a medida de las necesidades.
  • Tener una presentación de ventas: hay que definir en qué se quieren diferenciar, cuál será su estrategia; ¿por precio?, ¿por calidad? Hay que ser claros en lo que se va a ofrecer, qué plataforma ofrecerán al consorcio, qué accesos le darán al vecino, qué incluye su trabajo, etc.
  • Fidelizar clientes: para que recomienden potenciales clientes; esos clientes van a estar ya más segmentados. Además, para que vuelvan a ser elegidos por sus clientes actuales al momento de renovar el mandato.

Por último, en nuestra experiencia todo este proceso de digitalización puede recorrerse en unos 3 meses aproximadamente, incluso menos. Nosotros vemos a las Administraciones de Consorcio como empresas y las tratamos como tales. Creemos que la profesionalización del sector ya es un hecho. Los vecinos están cada vez más exigentes y las responsabilidades de los administradores son cada vez mayores y más complejas. Sin dudas creemos que en este futuro tan incierto los que estén más digitalizados van a poder enfrentar mejor el mundo que viene.

Director de ConsorcioAbierto

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