El Covid-19 cuestiona la forma de trabajar y el rol de la oficina

Negocios

¿Qué podemos aprender de las estrategias que implementaron las organizaciones y personas que pudieron funcionar de manera aceptable durante la cuarentena?

Hace meses las oficinas cerraron, y las empresas dieron instrucciones para que las personas trabajaran desde casa, sin acceso a sus elementos y herramientas habituales, sin sus compañeros de trabajo, y fuera del espacio de trabajo habitual.

La sensación general fue la de encontrarse ante un experimento de trabajo a distancia sin precedentes, ya que nadie estaba preparado para esto. Ni siquiera las empresas con detallados planes de continuidad operativa, los cuales jamás habían imaginado la necesidad de evitar por completo el contacto humano.

Claro que el trabajo remoto durante la pandemia no fue lo que sería el trabajo a distancia real, sino algo mucho más difícil y extremo debido a las circunstancias de la crisis, incluyendo la necesidad de ocuparse de los niños y los quehaceres domésticos, la ansiedad por enfermarse o perder el trabajo, y sobre todo la obligatoriedad de permanecer en casa y no poder ir al lugar de trabajo.

Experimentando el trabajo a distancia

Durante todo este tiempo hubo organizaciones y personas que no se sintieron cómodas con el trabajo a distancia. Quizás porque, sin darse cuenta, intentaron trasplantar procesos ya existentes a contextos de trabajo remoto, replicando la forma de trabajar anterior a la pandemia. Algo que predijo Peter Drucker en los años 70, cuando anticipó que “el peor peligro en tiempos turbulentos no es la turbulencia sino actuar con la lógica del ayer”.

Sin embargo, muchas organizaciones y personas pudieron adaptar su forma de trabajar, replantear procesos y poner en práctica nuevas rutinas. De hecho, contra todo pronóstico, para ellas trabajar desde casa fue bastante mejor de lo que habían imaginado. Recientes entrevistas, a más de 50 responsables de empresas en diversos países, revelan el consenso común de que durante la cuarentena, y aunque de manera precaria, la productividad trabajando a distancia desde casa no resultó muy distinta de la que se logra en la oficina.

Meses después, la mayoría de las oficinas continúan hoy desiertas. Y mientras las empresas preparan protocolos y adaptan sus oficinas para el retorno seguro, las personas no parecen tener mucho interés en regresar a un nuevo y extraño mundo de distanciamiento, pantallas acrílicas, uso de máscaras y desinfección de manos. ¿Qué podemos aprender de las estrategias que implementaron las organizaciones y personas que pudieron funcionar de manera aceptable durante la cuarentena?

Reinventando las reuniones de trabajo

Probablemente el cambio de formato de las reuniones sea lo que más ampliamente se experimentó durante la larga cuarentena. Algunas estrategias que han demostrado su efectividad son las siguientes:

  • Mantener sólo las reuniones necesarias, reemplazando las demás por chats online
  • Promover reuniones breves, de no más de 30 minutos y con un tema concreto, reduciendo las reuniones prolongadas o con agendas vagas
  • Procurar intervalos y descansos intermedios entre reuniones, evitando las seguidillas de reuniones consecutivas
  • Favorecer las reuniones P2P para breves “catch up” o coordinación del día, evitando las reuniones con muchos participantes
  • Implementar períodos o días “libres de reuniones”, para poder concentrarse o simplemente recargar pilas
  • Limitar las reuniones colaborativas a ciertos momentos del día, de manera que todos puedan tener un rato para concentrarse, y tiempo para cuidar a los hijos y otras necesidades.
  • Utilizar herramientas colaborativas online que permitan a las personas interactuar de manera sincrónica o asincrónica.

Es probable que el trabajo remoto generalizado dure más tiempo del que se cree, o que incluso muchas personas ya no necesiten regresar a la oficina de manera full time. Por eso, ésta puede ser una oportunidad para poner en práctica nuevas estrategias que nos permitan trabajar de otra manera, y practicarlas a fin de que se vayan convirtiendo en hábitos.

(*) Director General Argentina, 3g office

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