Impacto de la automatización en la gestión de hospitales: la Cuarta Revolución Industrial llegó al ámbito de salud

El sector es uno de los ámbitos de mayor criticidad en la gestión de sus procesos por el volumen de transacciones que genera diariamente. Conocé el proceso de transformación digital.

El crecimiento que experimenta la transformación digital en todos los ámbitos sociales y productivos está llevando a las organizaciones a digitalizar la documentación que generan y automatizar sus procesos.

Ya no se trata de una opción, sino de la urgencia por simplificar gestiones cada vez más complejas, y adecuarse a un contexto general en el cual instituciones y personas esperan y exigen dinámicas más rápidas y eficientes en el acceso a la información y en las respuestas a sus necesidades.

El sector salud es uno de los ámbitos de mayor criticidad en la gestión de sus procesos por el volumen de transacciones que genera diariamente, en las múltiples prestaciones que se producen en el marco de sus actividades cotidianas.

Desde una visita programada a un especialista, hasta la firma de un consentimiento informado para una práctica médica, pasando por la autorización de un estudio, la aprobación de un presupuesto interno, la facturación a prepagas por la atención a sus afiliados y la gestión de nómina.

Cuando estos procesos se gestionan digitalmente se gana en acceso y disponibilidad de la documentación asociada, favoreciendo la colaboración, la toma de decisiones informadas y el trabajo remoto. También se ahorra en espacio y costos operativos, incrementando los niveles de seguridad y protección. Además permite realizar búsquedas rápidas, y cumplir con regulaciones relacionadas con la conservación y gestión documental.

Sin embargo, aún son muchos hospitales que gestionan sus procesos en soporte papel con las problemáticas que esto conlleva:

• Ineficiencias en los flujos de trabajo: la gestión es lenta y propensa a errores, la búsqueda de documentación es compleja, las aprobaciones manuales son tediosas, la toma de decisiones suele ser demorada y se requieren espacios físicos destinados a la acumulación de información.
• Falta de acceso remoto y colaboración limitada: la presencia física de los documentos y sus firmantes es indispensable, lo que dificulta celeridad de los trámites y la colaboración entre equipos dispersos.
• Riesgo de pérdida o daño de documentos: el soporte papel es vulnerable a pérdidas o daños físicos (incendios, inundaciones, deterioro por el paso del tiempo).
• Dificultad en el seguimiento y auditoría: la falta de visibilidad en tiempo real sobre el estado de los documentos y la falta de registros electrónicos complejizan la identificación de problemas e impide la mejora continua.
• Mayores gastos operativos: por los costos almacenamiento físico, impresión y traslado.
• Impacto medioambiental negativo: a raíz del uso de papel, tinta y otros recursos naturales, así como a la generación de residuos.
• Riesgos en demorar prácticas médicas: con el consecuente impacto en la salud y el bienestar de las personas.
• Percepción negativa de los pacientes: cuando una institución de salud cuenta con procesos engorrosos, la demora en la toma de decisiones impacta directamente sobre la atención a las personas y la prontitud de una respuesta médica que en muchos casos resultará vital.

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Es por ello que en los últimos meses los hospitales, las clínicas y otras instituciones del ámbito de la salud están avanzando hacia una mayor digitalización documental, que necesariamente debe ser complementada con una automatización de los procesos asociados.

La clave pasa por optimizar recursos, mejorar los tiempos de respuesta y prestar servicios de salud más eficientes.

Gestión sanitaria: áreas sistematizadas y desafíos

Entre los procesos administrativos que pueden automatizarse en el marco de la gestión hospitalaria se encuentran la gestión integral de pacientes, la programación de citas médicas, y la facturación y cobro por prestaciones realizadas a afiliados de obras sociales y prepagas.

Asimismo, las órdenes de compra a proveedores, la administración de inventarios y suministros, y la gestión de recursos humanos (horarios, permisos, licencias, asistencia, nómina). De igual modo, la gestión de documentos electrónicos, como registros médicos, informes de laboratorio y documentos administrativos, incorporando la posibilidad de firmarlos electrónicamente.

Y por supuesto, la firma digital de consentimientos informados para la realización de diversas prácticas e intervenciones, como la aplicación de anestesia y la analgesia postoperatoria, broncoscopías, cirugías diversas, colonoscopias, electromiogramas, amputaciones, pruebas diagnósticas, transfusiones, rehabilitaciones cardiorrespiratorias y biopsias.

Si bien hoy existen sistemas que automatizan y agilizan las actividades y procedimientos mencionados, los procesos que aún faltan cubrir y que demandan mayor complejidad en la gestión, son aquellos donde personas que son ajenas a las instituciones de salud –por ejemplo médicos, pacientes y proveedores-, deben firmar un documento y devolverlo con su rúbrica electrónica incorporada.

La automatización favorece a una gestión eficiente de la salud

La digitalización documental y la automatización de procesos tienen impacto directo en el nivel de servicios de salud que aporta un hospital a la comunidad. Entre los beneficios que aporta la automatización, se encuentran los siguientes:

• Eliminación y reducción de errores humanos en la gestión de información clínica y administrativa.
• Incremento en la calidad del cuidado al paciente.
• Aumento de la eficiencia de los flujos de trabajo y los niveles de productividad.
• Mayor visibilidad y seguimiento en tiempo real de los procesos hospitalarios, mejorando la toma de decisiones, facilitando la identificación temprana de problemas y la implementación oportuna de medidas correctivas.
• Optimización de la colaboración y la comunicación entre las diversas áreas y equipos.
• Incremento de la seguridad, el control de accesos y la auditoría de datos, reduciendo el riesgo de violaciones de seguridad y evitando incurrir en situaciones que produzcan sanciones legales.
• Reducción de costos operativos, al eliminar tareas manuales, reducir errores y disminuir los tiempos de respuesta.

Una gestión hospitalaria eficiente salva vidas, permite tener diagnósticos más rápidos y certeros, y favorece al desarrollo de la prevención sanitaria.

Diario Médico

En la medida en que se incremente la automatización de sus procesos administrativos, se lograrán mejores resultados en favor de los pacientes y la comunidad.