31 de diciembre 1969 - 21:00

La "Reunionitis" extiende la jornada laboral 48 minutos más

Regularmente se plantea como la enfermedad, pero la realidad es que la reunionitis es el síntoma de una empresa con sistemas y procesos deficientes.

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Gentileza: Blogs

Según un estudio de la Universidad de Harvard y la NYU, realizado a 3,1 millones de empleados, con el teletrabajo aumentó el número de reuniones, el uso del correo electrónico y la jornada laboral se extendía hasta 48 minutos más.

A mediados de febrero de 2020, los ingenieros que trabajaban en la aplicación para videollamadas de Google, Google Meet, empezaron a recibir alertas de que los servidores de Asia estaban experimentando niveles de tráfico inusualmente elevados de su producto. El volumen era tan elevado que existía el riesgo de sobrepasar la capacidad de los servidores si no se tomaban medidas pertinentes. Poco tiempo después, ese patrón se repitió, pero en ese caso el tráfico se había elevado en Italia.

Para resolver una situación que ya constituía un “riesgo de capacidad global”, Google integró un equipo de respuesta al incidente con dos grupos de líderes en distintas zonas horarias, para garantizar que siempre hubiera alguien trabajando.

“Las videollamadas se convirtieron en un servicio esencial de la noche a la mañana”, señaló Sanaz Ahari, directora sénior de producto para los productos de comunicaciones de Google en Workspace y Android.

videollamadas

Los empleados de Google hicieron malabares: trabajaron sin parar para evitar cortes y al mismo tiempo fueron aumentando la capacidad de carga de los servidores en los 23 centros de datos internacionales de la empresa. Google les dio acceso a Google Meet (que solía ser un servicio pagado) a todas las personas que tenían una cuenta de Gmail (más de 1500 millones de usuarios).

Había todavía otro obstáculo para las acciones de apoyo a las videoconferencias diseñadas para ayudar a los usuarios de Google en su trabajo desde casa: “Todo sucedió con los mismos integrantes del equipo que estaban pensando: ‘¡Dios mío, tengo que trabajar desde casa y lidiar con mis hijos ahora que todos estamos juntos en casa!’”, dijo Ahari.

Según la empresa, entre enero y marzo, el uso diario pico de Meet se multiplicó por un factor de 30. Entre marzo de 2020 y marzo de 2021, la gente participó en más de 6000 millones de juntas a través de Google Meet. Durante un pico del verano, los usuarios pasaban en total 7500 millones de minutos en Meet todos los días.

Aunque la repentina proliferación de las videollamadas a distancia se dio para tratar de continuar con los negocios como de costumbre, el cambio tuvo efectos impredecibles en la vida de las personas.

Ahari dijo que en Google —“Lo he escuchado de boca de nuestros clientes, pero también lo he observado personalmente en Google”— ocurre un fenómeno que designó “adopción orgánica de etiqueta” generalizada en las reuniones, en particular en lo que se refiere a la función de levantar la mano en

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disponible para que los participantes puedan indicar que quieren tomar la palabra.

“Esa es la belleza de que todos seamos un recuadro”, dijo Ahari. “Todos participan y hay una manera de aportar, independientemente de que estés en la sala de tu casa o en tu oficina. Un recuadro es un recuadro, sin importar tu zona horaria o tu ubicación. Y eso es un aspecto realmente positivo desde la perspectiva de la participación equitativa”. (Cabe señalar que si domina el número de participantes que solo tienen el audio activado, la pantalla con recuadros de video puede parecer una sonrisa sin dientes).

Ahora que el equipo de diseño se concentra en refinar la aplicación para el ambiente de trabajo pospandémico, aseveró Ahari, esperan preservar muchos de los elementos que hicieron que Google Meet se sintiera diferente de una reunión en persona en la oficina, como “levantar la mano”, los “sondeos” y la función de mensajes dentro de la sesión.

“Nos hemos percatado de que nadie podrá volver a celebrar las reuniones como se hacía antes de la pandemia”, mencionó.

Equivaldría a reunirnos como animales de granja.

El síntoma: Reunionitis

El antiguo sufijo itis es de origen griego y significa inflamación o irritación. Amigdalitis, artritis, bronquitis y faringitis no son palabras agradables. Podemos referirnos a reunionitis cuando se generan reuniones por demás.

Regularmente se plantea como la enfermedad, pero la realidad es que la reunionitis es el síntoma de una empresa con sistemas y procesos deficientes.

La humanidad ha pasado milenios confinada dentro del limbo terrenal de las reuniones.

Los antiguos egipcios, por mencionar un subconjunto de la humanidad, usaban varios jeroglíficos para comunicar el concepto de “consejo”. A partir de este detalle podemos inferir que al menos algunos de ellos pasaban mucho tiempo reunidos en grupos encargados de tareas de consulta, puesto que un consejo sin reuniones sería como un rodeo sin toros: solo un montón de payasos ahí sentados.

Cuatro mil años más tarde, la junta de consejo ha evolucionado a través de permutaciones infinitas: la “de pie”, la “general”, la “de avance” y la “de análisis de resultados”, por mencionar solo unas cuantas. Además, cuando una pandemia global hizo imposible celebrar las reuniones en persona menos esenciales, los seres humanos inventaron nuevos métodos para reunirse.

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La enfermedad: falta de sistemas y procesos

En el aspecto de organización de empresas, se puede definir un Sistema como un conjunto de procesos que interactúan y se relacionan para alcanzar objetivos definidos. A su vez, los Procesos son formados por un conjunto de tareas ejecutadas de forma ordenada.

En muchas ocasiones frente al ánimo de emprender la empresa comienza a crecer y las distintas partes comienzan a tomar tareas que son necesarias, la forma de hacer las tareas se transfieren de persona a persona y nadie pregunta porque se hacer de esa forma, esto a lo largo del tiempo crea caos dentro de la organización y ante la lucha contra el caos comienzan las reuniones para intentar organizar las tareas.

El experimento de los monos, la escalera y los plátanos

Como en casi todas las investigaciones en las que se estudia en comportamiento de los animales, el experimento empieza con una jaula. Dentro de ella se colocan 5 monos sanos y, en el centro del habitáculo, una escalera con plátanos en su parte más alta.

Como es previsible, los monos no tardan en empezar a subir por la escalera para poder alcanzar la comida. Sin embargo, su plan se ve interrumpido cada vez por una desagradable sorpresa: en cada ocasión en la que un mono trepa por los escalones, los investigadores rocían al resto de primates con agua fría.

Esto hace que cada intento de acceder a los plátanos se transforme en una reprimenda mayúscula de los monos hacia el individuo que lo intenta: gritos, golpes, mordiscos... todo vale para hacer que nadie más tenga una ocurrencia similar. Estas prácticas eran bastante eficaces: después de un tiempo, ningún mono intentaba agarrar los plátanos, a pesar de la tentación de comerlos. Pero lo interesante del ejemplo llega después.

Llegados a este punto, los investigadores sacan a un mono de la jaula y meten a otro en su lugar. Este "novato" ve los plátanos encima de la escalera y, como no se ha podido poner al corriente de lo que les pasa a los que intentan hacer algo sí, recibe los golpes y los gritos de los demás: el miedo al agua helada sigue estando presente. Este mono no entiende el porqué de este castigo, ya que no ha llegado a presenciar cómo cae el agua fría, pero después de unos intentos concluye, simplemente, que intentar alcanzar los plátanos no es una buena idea.

Una vez hecho esto, los investigadores sustituyen a otro de los monos por uno nuevo. Este recién llegado hace lo mismo que el primero al ver los plátanos y la escalera, y la respuesta del resto es la misma: el castigo. Sin embargo, en esta ocasión el primer mono novato también participa en la reprimenda.

A partir de ese punto, los investigadores van sustituyendo todos los monos hasta que ninguno de los 5 monos que permanecen en la jaula han llegado a presenciar la caída del agua helada. Cuando alguien intenta trepar por la escalera, estos animales siguen reaccionando con la misma violencia que los cinco monos del principio.

El gen está presente en monos y humanos
El gen está presente en monos y humanos
El gen está presente en monos y humanos

Este relato se trata de una historia que muchos hemos escuchado en conversaciones en las que se habla de la aceptación de las normas por parte de las masas.

Las empresas que cuentan con trabajadores que tienen muy en claro su propósito dentro de la organización y mejor aún si el área de trabajo en la que participa también cuenta con un propósito, esto permite que el trabajador se desarrolle dentro del área de trabajo no bajo normas impuestas sino en búsqueda de cumplir con el propósito del área.

Matriz RACE: organización y gestión

Cuando trabajamos en forma organizada y cada persona tiene un rol definido dentro de la organización una empresa puede avanzar de forma orgánica.

La matriz RACI se utiliza para asignar y definir el grado de responsabilidad que le corresponde a cada una de las personas que están involucradas en la realización de un proyecto.

Beneficios de realizar una matriz RACI

Los principales beneficios que se alcanzar cuando se realiza un matriz RACI son:

  • Quedan claramente definidos los roles y las responsabilidades de cada uno de los participantes involucrados en un proyecto.
  • Se logra determinar qué persona asume la responsabilidad de rendir de cuentas respecto a las tareas o trabajos que deben de realizarse.
  • Permite equilibrar las cargas de trabajo entre las personas, los equipos o los departamentos involucrados en el desarrollo del proyecto.
  • Facilita llevar un seguimiento controlado en la evolución y la realización de las tareas y de los trabajos requeridos para llevar a feliz término el desarrollo del proyecto.

Tips para reuniones eficientes

Kristin Arnold, quien describe su vocación como “facilitadora de juntas de alto nivel” —su sitio web identifica entre sus clientes a Raytheon Technologies y General Mills—, ha escuchado quejas durante años de que las reuniones “son una pérdida de tiempo” y que muchos asistentes “no saben por qué están ahí”. Si a nadie le gustan las malas reuniones, ¿por qué todavía hay malas reuniones?

La respuesta obvia, según Arnold, es que muchas personas no saben cómo crear una reunión que no sea mala. Aseguró que el simple hecho de que hayas padecido muchas juntas “no significa que sepas cómo dirigir una reunión”.

Ser específicos mejora las reuniones, aseveró Arnold. Transforma a los líderes de chaperones desorientados a guías precisos por el desierto. Señaló que, en vez de invitar a las personas a una junta para hablar sobre las políticas de regreso a la oficina, “debes decir: ‘Vamos a hablar de cómo podemos asegurarnos de que quienes todavía trabajan desde casa se sientan conectados con la oficina. Trae tus ideas preparadas’”.

Pero no esperes necesariamente que una reunión se sienta democrática

En un episodio de The McKinsey Podcast dedicado al tema de la planificación de “mejores reuniones”, los empleados de McKinsey hablaron de la realización de una “simulación de decisiones”, en la que los participantes se sometieron a reuniones falsas. Descubrieron que los grupos que tomaron buenas decisiones tenían responsables designados.

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Entonces, ¿qué es lo que realmente perdemos cuando no nos reunimos en persona? La oportunidad de reunirnos físicamente en una pequeña sala con colegas que odiamos. Elementos de la cultura de la empresa que no pueden transmitirse mediante palabras o artículos: el aroma, tal vez. La posibilidad de hablar más fácilmente fuera de turno. La celebración de cumpleaños en un entorno de oficina.

No en todos los casos las reuniones son trampas para atraer a los trabajadores hacia la autocomplacencia y permitir que los gerentes parezcan estar muy ocupados. Una reunión puede ser útil e incluso buena si cumple estos tres criterios: sabes lo que vas a hacer en ella, haces lo que tienes que hacer y, al final, alguien dice: “Entendido, esto es lo que todos vamos a hacer a partir de ahora”. Si es necesario que tengas una reunión, sigue esos lineamientos. Con el menor número posible de participantes.

Consultor en Negocios Digitales, Conferencista.

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